20+ Daftar Istilah & Nama Peralatan Kantor Kearsipan

20+ Daftar Istilah & Nama Peralatan Kantor Kearsipan

Sebuah kantor pasti dilengkapi dengan peralatan yang mampu menunjang aktivitas usahanya. Tak terkecuali pada bagian kearsipan. Bedanya, istilah-istilah peralatan kantor kearsipan cenderung asing bagi orang awam. Bagi Anda yang saat ini sedang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran, sebaiknya mulai menghafal atau paling tidak mengetahui beberapa istilah berikut.

20+ Daftar Istilah & Nama Peralatan Kantor Kearsipan

  1. Sales record

Peralatan kantor berupa arsip-arsip yang menyangkut masalah penjualan.

  1. Standarisasi

Keperluan menyesuaikan bentuk, ukuran dan kualitas dengan standar/pedoman yang telah ditetapkan.

  1. Tickler file

Alat ini berbentuk kotak berbahan kayu atau besi baja. Fungsinya untuk menyimpan arsip berupa kartu atau lembaran kecil seperti lembar pinjam arsip dan sebagainya.

  1. Roll O’Pack

Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem. Alat ini mempermudah penyimpanan dan pencarian serta menghemat ruang. Sangat efektif digunakan pada perusahaan dengan jumlah arsip yang sangat banyak.

  1. Alat sortir

Alat yang berfungsi untuk menyortir atau memisahkan surat/warkat baik yang diterima hingga yang disimpan dalam folder.

  1. Caption

Nama atau nomor yang dipakai untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip dengan tujuan penyimpanan (filing).

  1. Cardex

Berupa laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang yang digunakan sebagai penyimpan kartu indeks.

  1. Duplikasi

Duplikasi merupakan salinan atau surat tembusan yang serupa arsip aslinya.

  1. Filing cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari 1 hingga 6 laci atau lebih.

  1. Financial record

Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan keuangan.

  1. Folder

Peralatan kantor berupa map untuk menyimpan arsip yang berupa lipatan kertas tebal/plastik saja atau tidak dilengkapi dengan daun penutup.

  1. Guide

Difungsikan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip berupa lembaran kertas tebal atau karton manila.

  1. Hanging folder

Berbeda dengan folder biasa, hanging folder dilengkapi besi penggantung. Tambahan besi tersebut dimaksudkan agar bisa dipasang pada gawang/pengait dalam filing cabinet.

  1. Inventory record

Arsip-arsip yang menyangkut barang inventaris.

  1. Out folder

Satu map pengganti yang ditempatkan pada posisi map yang telah dipinjam.

  1. Perforator

Alat untuk melubangi kertas/kartu.

  1. Personal record

Arsip yang menyangkut masalah kepegawaian.

  1. Production record

Arsip-arsip yang berhubungan dengan produksi.

  1. Rotary

Seperti filing cabinet, perbedaannya adalah penyimpanan arsip menggunakan alat ini dilakukan secara berputar. Penempatan maupun penemuan kembali arsipnya mudah karena alat ini dapat digerakkan secara berputar.

  1. Kartu indeks

Peralatan kantor berupa kartu yang memuat identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.

  1. Map snelhecter

Map tanpa daun penutup dengan penjepit di tengahnya. Anda harus melubangi arsip menggunakan perforator terlebih dahulu sebelum menyimpannya dalam map ini.

  1. Numerator

Mungkin Anda biasa menyebut alat ini dengan cap nomor, yakni alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

  1. Ordner

Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang dilengkapi besi penjepit didalamnya seperti map snelchter.

  1. Out slipĀ Lembaran/formulir untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *