Alat-Alat Kantor yang Berhubungan dengan Kegiatan Pengarsipan

Alat-alat kantor adalah perlengkapan kantor yang fungsinya untuk membantu menyelesaikan pekerjaan. Ada banyak jenis alat kantor, jika dispesifikasikan berdasarkan bentuknya perlengkapan kantor bisa dibagi menjadi tiga yaitu: alat eletronik, alat tulis kantor dan alat kearsipan. Kali ini kita akan membahas mengenai alat kearsipan kantor. Simak pembahasannya berikut ini:

Pengertian Alat Kearsipan Kantor

Seperti namanya alat kearsipan adalah alat-alat kantor yang berhubungan dengan penyimpanan arsip. Umumnya perlengkapan kearsipan tersedia untuk kegiatan administrasi.

Kegiatan menangani arsip dalam kegiatan kantor merupakan kegiatan yang sangat penting karena surat, dokumen bisa dibilang sebagai jantung kegiatan tata usaha. Arsip, kegiatan surat menyurat seringkali merupakansumber informasi. Jika sudah selesai diproses, surat atau arsip tersebut harus tersimpan dengan baik. Itu sebabnya mengapa disebut sebagai arsip.

Sedangkan pengertian kearsipan adalah suatu proses kerja yang dimulai dari membuat, menerima, mengumpulkan, mengatur, mengendalikan, memelihara, merawat dan menyimpan warkat berdasarkan sistem tertentu.

Baca Juga : BEBERAPA PERLENGKAPAN KANTOR YANG WAJIB DIMILIKI

Mengapa menyimpan warkat harus berdasarkan sistem tertentu? Hal tersebut untuk memudahkan pencarian arsip dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan. Apabila surat-surat dianggap tidak bernilai guna maka harus dihancurkan atau dibuang.

Dalam sebuah lembaga atau kantor, kearsipan memegang peranan penting selain sebagai sumber informasi juga kelancaran kegiatan perkantoran itu sendiri.

Macam-Macam Alat Kearsipan

Ada banyak jenis peralatan kearsipan yang membantu proses pengarsipan, diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Alat sortil, adalah peralatan yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima lalu kemudian diproses, dikirimkan dan disimpan ke dalam folder-folder.
  2. Caption, adalah nomor atau nama yang digunakan untuk memberikan identifikasi arsip atau dokumen. Tujuannya adalah untuk penyimpanan.
  3. Cardex, adalah perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks berupa laci-laci. Di dalam cardex terdapat plastic untuk menyimpan kartu index.
  4. Duplikasi, adalah salinan surat yang dibuat serupa mirip dengan yang asli.
  5. Filling Cabinet, adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci.
  6. Financial Record, adalah arsip yang isinya berupa catatan-catatan mengenai berbagai hal menyangkut keuangan.
  7. Folder, adalah map berupa lipatan kertas tebal dan tidak dilengkapi penutup. Ada juga map yang bahannya terbuat dari plastic. Karena tidak memilki penutup, biasanya map dimasukkan ke dalam kotak arsip.
  8. Guide, adalah lembaran kertas karton tebal yang digunakan untuk penunjuk atau pemisah di dalam tempat penyimpanan arsip.
  9. Hanging forder, adalah forder yang memiliki besi untuk menggantungkan. Fungsunya adalah untuk dikaitkan di dalam lemari filling cabinet.
  10. Inventory record, adalah arsip atau surat-surat yang berkaitan dengan barang-barang inventaris.

Peralatan-peralatan di atas tentu ada yang akrab dengan aktivitas sehari-hari Anda. Dan semuanya alat-alat kantor tersebut akan dapat dijumpai dalam kantor, terutma dalam kegiatan kearsipan.

Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *