Alat-Alat Kantor yang Membantu Pengarsipan

Dalam aktivitas dan kegiatan perkantoran berhubungan dengan pengarsipan. Proses pengarsipan sangat dipenting karena selain arsip tertata rapih dengan adanya pengarsipan lebih memudahkan mencari dokumen jika suatu saat harus digunakan. Ada beberapa alat-alat kantor yang berhubungan dengan pengarsipan, diantaranya adalah sebagai berikut:

  • Lemari Filling Cabinet

Lemari yang fungsinya tepat digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen adalah jenis lemari filling cabinet. Model lemari ini terdiri dari beberapa buah laci. Setiap laci bisa menampung kurang lebih 5000  lembar arsip. Cara penyimpanan lemari ini disusun berderet ke belakang secara vertikal. Biasanya filling cabinet digunakan untuk menyimpan berkas atau arsip yang masih digunakan (aktif).

  • Map

Map adalah kertas tebal atau sampul yang digunakan untuk menyimpan lembaran-lembaran kertas. Dengan map, membantu menghindari surat-surat berceceran. Berdasarkan bahannya, map dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu:

Brief Twine adalah map yang terbuat dari karton tebal. Bagian map jenis ini terdapat penjepit yang terbuat dari logam dan bisa menampung lembaran kertas dalam jumlah yang banyak.
Snelhecter adalah map yang terbuat dari plastic atau kertas tebal. Sama seperti brief twine di dalam map ini terdapat penjepit yang terbuat dari logam.
Hanging map atau map gantung adalah map yang tidak dilengkapu penjepit. Biasanya digantung di gawang lemari filling cabinet.

  • Rotary Filling System

Alat-alat kantor berikutnya adalah rotary filling system, alat penyimpanan dokumen yang bisa digerakkan berputar. Kelebihan alat ini lebih memudahkan menyimpan, mencari dokumen dengan mudah. Rotary filling system terbuat dari bahan logam atau besi dan disimpan secara later.

Baca Juga : TIPS DAN TRIK MENATA DESAIN INTERIOR KANTOR MINIMALIS LEBIH NYAMAN

  • Mesin Foto Copy

Mesin foto copy adalah mesin mencetak dokumen dalam bentuk lembaran kertas. Sekarang sudah banyak jenis mesin foto copy yang canggih dan lengkap dengan scanner berbagai merk. Bahkan Anda sudah bisa mendapatkan mesin yang mampu mengcopi dokumen ratusan hingga ribuan dengan cepat.

  • Printer

Printer adalah alat yang digunakan untuk mencetak file yang dikirim oleh komputer. Dari segi fungsi, sekarang sudah ada printer multifungsi yang tidak hanya untuk cetak dokumen saja namun juga dilengkapi dengan mesin foto copy dan scanner.

  • Scanner

Scanner adalah alat yang digunakan untuk memindahkan dokumen menjadi bentuk file. Ada dua jenis scanner, yaitu: flat bad dan hand held. Perbedaan keduanya adalah dari cara menggunakannya.

  • Mesin Laminating

Laminating adalah alat yang digunakan untuk melapisi atau melaminasi kertas dengan plastic. Mesin ini umumnya jarang ada diperkantoran kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan. Fungsi laminasi adalah untuk melindungi kertas atau kartu rusak terkena air, sobek dsb. Biasanya arsip yang dilaminasi adalah dokumen-dokumen penting dan kartu identitas.

Demikian pembahasan mengenai alat-alat kantor yang berhubungan atau membantu proses pengarsipan. Semoga artikel ini bermanfaat!

Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *