Category Archives: Alat Tulis

Peralatan Kantor yang Perlu Dimiliki Seorang Sekretaris

Pekerjaan administrasi merupakan pekerjaan yang banyak diterjuni oleh seorang wanita terutama untuk posisi sekretaris. Seorang sekretaris bisa juga dikatakan manager atasannya karena bertugas untuk mencatat semua yang berhubungan dengan pekerjaan atasan. Untuk itu sekretaris haruslah orang yang cekatan, rajin, teliti, dan komunikatif sehingga bisa melakukan tugas-tugasnya dengan baik. Selain itu semua, terdapat beberapa peralatan kantor yang juga wajib dimiliki seorang sekretaris untuk bisa melakukan tugasnya dengan lebih mudah. Apa saja peralatan tersebut? Berikut ini contohnya.

  • Agenda.

Buku agenda sangat penting untuk dimiliki oleh seorang sekretaris. Sekretaris hendaknya memiliki 2 buah agenda yaitu satu untuk agenda atasan dan satu buah lagi untuk dirinya sendiri. Pada agenda atasan, sekretaris bisa mencatat semua janji temu yang harus dilakukan oleh atasannya. Selain itu juga bisa digunakan untuk mencatat nomor telepon penting seperti rumah keluarga atasan atau tanggal ulang tahun keluarga atau kolega penting.

  • Papan alas tulis.

Menjadi sekretaris seorang kontraktor seringkali membuat Anda harus mengikuti atasan pergi untuk mengecek lapangan atau proyek yang sedang berjalan. Seringkali di lapangan Andapun harus menulis hasil pengecekan. Untuk memudahkan hal tersebut sebaiknya Anda membekali diri dengan papan alas tulis sehingga tidak perlu mencari meja untuk menulis berbagai hal penting.

  • Stabilo.

Peralatan kantor ini simple namun sangat dibutuhkan. Seorang sekretaris biasanya diberi tugas untuk menyaring informasi atau surat yang ditujukan oleh atasan sehingga atasan bisa menghemat waktu untuk membacanya. Penyaringan bisa dilakukan dengan memberi warna pada kalimat penting sehingga ketika atasan membacanya bisa membaca hanya yang telah di stabilo saja untuk mendapatkan point-point pentingnya. Keahlian dalam merumuskan kalimat atau laporan dalam hal ini sangat penting dimiliki agar menghasilkan resume laporan yang sesuai dengan maksudnya.

  • Notebok.

Gadget yang satu ini merupakan alat bantu yang bisa digunakan dimana saja dan kapan saja. Saat mengikuti atasan rapat, Anda bisa membawa notebook kecil untuk mencatat semua yang penting atau hasil rapat tersebut. Sebaiknya memilih notebook yang ringan dan tipis sehingga memudahkan Anda untuk menyimpan dan membawanya.

Itulah berbagai peralatan kantor yang wajib dimiliki oleh seorang sekretaris dalam usaha untuk menunjang pekerjaannya. Menjadi sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang besar sesuai dengan jenis pekerjaan yang diembannya. Karena itu bekal peralatan yang lengkap dan canggih sangat diperlukan sehingga ia bisa bekerja dengan maksimal tetapi lebih mudah. Rapikan peralatan yang Anda gunakan di meja kantor sehingga Anda selalu siap ketika sewaktu-waktu membutuhkan peralatan tersebut untuk mencatat sesuatu. Ada kalanya Anda diminta mendampingi atasan untuk rapat di luar kota sehingga memerlukan tas sebagai wadah berbagai peralatan yang diperlukan.

Memilih Peralatan Kantor dengan Kualitas Terbaik Harga Ekonomis

Bagi Anda yang sedang mencari-cari berbagai jenis peralatan kantor untuk digunakan di dalam kantor dan untuk menunjang dan mendukung pekerjaan Anda setiap harinya, pastinya Anda akan memilih dan mencari jenis dan juga produk untuk alat kantor yang memiliki kualitas terbaik yang tentu saja akan membuat penggunaan alat kantor tersebut juga bisa dilakukan dengan cara yang maksimal yang pastinya juga akan lebih awet untuk digunakan di dalam waktu yang lebih lama sehingga bisa digunakan untuk beberapa waktu yang lama yang bisa menghemat pengeluaran Anda juga nantinya. Oleh sebab itu Anda harus bisa untuk memilih jenis alat kantor yang terbaik yang juga dijual di toko yang memiliki kualitas terbaik juga dan pastinya yang terpercaya.

Sekarang ini juga sudah semakin banyak berbagai jenis toko-toko yang ada di Indonesia yang menyediakan dan menjual berbagai jenis alat kantor yang memang banyak dicari dan dibutuhkan oleh berbagai perusahaan dan juga perkantoran yang ada di Indonesia. Hal tersebut tentu saja dilakukan untuk bisa memberikan kemudahan juga bagi banyak orang yang memang sedang membutuhkan alat kantor agar bisa mendapatkan alat kantor yang diinginkan dan dibutuhkan dengan mudah karena sudah ada banyaknya toko-toko yang ada di Indonesia.

Peralatan kantor yang dijual dan juga di tawarkan di pasaran dan di toko-toko yang ada di sekitar lingkungan tempat tinggal Anda juga terdiri dan terbuat dari berbagai jenis merek alat kantor yang pastinya memiliki keunggulan masing-masing di setiap merek yang harus bisa untuk Anda pilih dan tentukan sendiri mana yang sesuai dengan yang Anda butuhkan dan juga dengan memiliki kualitas yang terbaik. Anda juga harus bisa untuk memilih jenis dan merek alat kantor yang menawarkan harga yang lebih ekonomis karena pastinya setiap perusahaan akan membutuhkan alat kantor dalam jumlah yang banyak sehingga mencari dengan harga yang lebih ekonomis akan membuat lebih hemat pengeluaran.

Meskipun sudah dibuat dengan banyaknya toko-toko yang menjual berbagai alat kantor di Indonesia, Anda juga harus tetap selalu berhati-hati di dalam memilih dan membeli sebuah jenis alat kantor yang banyak dijual di pasaran dengan bebas. Hal tersebut harus bisa dilakukan agar bisa membuat Anda juga tidak tertipu dan bisa memiliki dan membeli sebuah produk alat kantor yang memang memiliki kualitas yang memang terbaik.

Untuk Anda yang memang membutuhkan dan ingin membeli peralatan kantor yang dibutuhkan setiap harinya, ada baiknya jika Anda memang mencari tahu terlebih dahulu mengenai toko yang akan Anda beli produk alat kantornya. Carilah toko yang memang sudah terkenal dan terpercaya dengan berbagai produk alat kantor yang dijual.

 

Ini Dia Berbagai Macam Alat Kantor yang Anda Butuhkan  

Apakah sekarang ini Anda bekerja di sebuah perusahaan atau perkantoran? Sebenarnya ada begitu banyak alat kantor yang bisa ditemukan di ruangan Anda yang mungkin Anda tidak sadar dengan keberadaannya. Seluruh alat-alat di perkantoran memiliki fungsi masing-masing, bahkan barang yang sangat kecil pun juga memegang peran yang penting dengan kebutuhan perusahaan. penasaran, apa saja alat tersebut dan fungsi yang dimilikinya?

 

Pertama, sistem komputer. Komputer beserta jajarannya adalah inventaris kantor yang begitu penting. Seringnya komputer yang disediakan di kantor disertakan bersama dengan scanner dan printer, bahkan tidak jarang terdapat telepon, modem internet dan faximile. Sistem komputer ini adalah kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, apalagi seperti yang kita ketahui, perkembangan jaman sudah mengalami kemajuan, dan kebutuhan di bidang teknologi seperti komputer ini mau tidak mau pasti akan meningkat dengan pesat mengikuti tingkat kebutuhannya.

 

Kedua, paper clip. Penjepit kertas atau yang sering disebut dengan paper clip merupakan alat kantor yang digunakan untuk menyatukan lembaran kertas. Lantas apa bedanya dengan stapler? Untuk stapler, kita mengikat data-data tersebut mungkin selamanya, namun penggunaan paper clip ini hanya sementara, karena fungsi yang mudah dilepas dan tidak seperti stapler lah, paper clip sering digunakan dan dianggap sebagai kebutuhan yang penting di sebuah kantor. Paper clip memiliki ukuran yang begitu kecil. Untuk masalah warna, ada beberapa kantor yang memilih menggunakan paper clip dengan tanpa warna, namun ada pula kantor yang memilih menggunakan paper clip yang berwarna-warni. Untuk jumlah kertas yang lumayan banyak, seringnya kantor akan menggunakan binder clip dengan berbagai pilihan ukuran. Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda sekarang ini.

 

Ketiga, tempat untuk menempatkan kartu nama. Apakah saat ini Anda berada di posisi yang cukup penting di perusahaan? atau malah Anda merupakan marketing executive di perusahaan tersebut? Biasanya, untuk beberapa posisi mereka akan memerlukan kartu nama. Sepertinya akan merepotkan jika kartu nama hanya kita taruh di plastik. Agar nampak rapi dan tetap terkendali, Anda bisa menempatkan kartu nama ini di tempat kartu nama. Wadah kartu nama ada berbagai macam bentuk serta bahan yang bisa digunakan. Untuk masalah seperti harga, biasanya bergantung dari ukuran dan bahannya.

 

Terakhir, stempel. Mana mungkin sebuah kantor atau perusahaan tidak menggunakan alat kantor ini? stempel seperti layaknya identitas sebuah perusahaan. stempel juga menjadi alat yang cukup penting di dalam kantor, tidak jarang penggunaannya begitu sering karena memiliki kaitan erat dengan pengesahan serta korespondensi perusahaan, bahkan tanpa kita ketahui, stempel ini memiliki fungsi sebagai alat penguat keputusan pimpinan serta bentuk pertanggungjawaban, jadi tidak mungkin rasanya sebuah kantor tidak memiliki stempel sebagai penunjang aktivitasnya.

 

Tips Menata Kantor Modern Dengan Furniture Modern

Desain interior kantor modern akan lebih sempurna jika menggunakan furniture modern pula. Desain interior merupakan bagian penting yang mempengaruhi suasana ruangan kantor. Oleh sebab itu tidak heran, sekarang banyak perusahaan dan kalangan pembisnis menggunakan desain interior dilengkapi dengan furniture modern.

Peralatan atau furniture kantor modern digunakan untuk meningkatkan kenyamanan dan keamanan kantor. Contohnya: Anda dapat menyimpan semua file di dalam lemari arsip yang sudah dilengkapi sistem keamanan dan tahan api. Sebagian bahan yang digunakan menggunakan bahan berkualitas tinggi dengan beragam ukuran dan model yang menarik.

Beberapa hal yang penting jika Anda akan menggunakan furniture modern adalah ukuran, bahan dan model furniture. Selain itu penting memikirkan dari awal bagaimana penataannya. Lebih jelasnya simak penjelasannya berikut ini.

Ukuran Furniture

Poin penting memilih furniture adalah ukuran furniture itu sendiri. Jangan sampai furniture yang dibeli ukurannya terlalu besar ataupun terlalu kecil. Misalnya pemilihan meja harus benar-benar tepat, karena fungsinya sebagai tempat karyawan mengerjakan, membereskan pekerjaannya.

Ada banyak ukuran meja kantor yang bisa dipilih. Jangan sampai terjebak dengan modelnya saja, pastikan ukurannya cocok untuk ruangan kantor. Pertimbangkan lebar dan tingginya, jangan sampai meja menghabiskan banyak ruangan.

Bca Juga: MEJA KANTOR DARI BAHAN KAYU, LEBIH AWET DAN TAHAN LAMA

Bahan Furniture

Poin penting berikutnya saat memilih furniture kantor adalah bahannya. Pastikan bahan yang digunakan memiliki kualitas yang tahan lama. Dengan demikian dapat menghemat biaya pembelian perlengkapan kantor.

Model Dan Fungsi Furniture

Pilih furniture yang modelnya sesuai dengan konsep ruangan dan posisi orang yang akan menggunakannya. Misalnya: kursi yang digunakan direktur, modelnya berbeda dengan yang digunakan oleh karyawan. Termasuk memilih kursi yang disimpan di ruangan penerima tamu. Selain modelnya pastikan memilih furniture yang sesuai dengan kebutuhan dan fungsinya bekerja dengan efektif.  Jangan sampai furniture yang disimpan di ruangan kantor malah membuat ruangan penuh tanpa berfungsi apa-apa.

Selain sebagai benda fungsional, furniture juga bisa menjadi hiasan yang menambah nilai estetik. Jadi, pandai-pandailah memilih model furniture yang multifungsi.

Penataan Furniture

Penataan furniture mempengaruhi kenyamanan ruangan di dalam kantor. Penataan ruangan yang paling sederhana misalnya: penempatan kursi sebaiknya tidak dibelakang jendela. Selain itu penempatan lampu sebaiknya tidak tepat diatas kepala. Kedua aturan penataan furniture tersebut penting diperhatikan, karena menyangkut kesehatan dan keamanan.

Demikian informasi seputar konsep kantor modern yang diisi dengan furniture modern. Kenyamanan ruangan kantor tidak bisa disepelekan karena hal ini berhubungan dengan kenyamanan dan semangat bekerja para pegawai yang bekerja. Jika mereka semangat dan merasa nyaman maka pekerjaan bisa berhasil dikerjakan dengan efektif dan tepat waktu. Tentu saja hal ini akan mempengaruhi kemajuan perusahaan itu sendiri.

Peralatan Kantor Dan Fungsinya

Dalam artikel ini kita akan mengulas mengenai peralatan kantor yang dibutuhkan untuk menunjang pekerjaan. Ada banyak sekali peralatan yang dibutuhkan di kantor, mulai dari barang-barang yang kecil, sering digunakan dan umumnya cepat habis. Biasanya jenis peralatan tersebut harganya tidak terlalu mahal. Perlengkapan kantor tersebut disebut office stationary.

Mendapatkan office stationary tidak susah karena sudah banyak tersedia di pasaran. Bisa dibeli di supermarket, toko alat tulis maupun toko-toko buku. Apa saja yang termasuk office stationary yang sering digunakan di kantor? Simak ulasannya berikut ini:

Kertas

Kertas adalah perlengkapan yang dibutuhkan untuk menulis, menggambar atau mencetak file yang terdapat di komputer. Ada banyak kegunaan kertas, sehingga kertas menjadi salah satu kebutuhan pokok yang menunjang aktivitas pekerjaan.

Umumnya kertas yang digunakan untuk pekerjaan kantor adalah jenis HVS atau Houtvrij schrijfpapier, ukuran A4= 21cmx29,7cm dan ukuran folio/ F4= 21,6cmx33cm. ketebalannya bermacam-macam, mulai dari 70 gram sampai 100 gram.

Pinsil dan Ballpoint

Peralatan kantor berikutnya adalah pinsil dan ballpoint, yang dapat digunakan untuk menulis atau menggambar. Dengan adanya perlengkapan ini semua hal yang berhubungan dengan ide gagasan bisa diungkapkan di atas kertas.

Pinsil sifatnya fleksibel, mudah digunakan. Jika terjadi kesalahan bisa dengan mudah dihapus. Pinsil biasanya dipakai untuk membuat rancangan sementara. Ada beberapa jenis ukuran pinsil yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan, mulai dari ukuran HB sampai 8B. Perbedaan ukuran pinsil mempengaruhi kepekatan warnanya.

Ballpoint atau pulpen adalah peralatan yang digunakan untuk menulis di atas kertas. Ujungnya lancip dilengkapi dengan pegangan kantong tinta. Ada jenis pulpen yang tintanya bisa diisi kembali jika sudah habis.

Tipe-X

Tipe-x adalah cairan putih yang digunakan untuk menghapus tulisan yang ditulis menggunakan pulpen. Biasanya tipe-x dikemasa dalam botol kecil yang ujungnya runcing yang fungsinya sebagai landasan untuk menghapus.

Penjepit Kertas

Penjepit kertas atau disebut juga dengan Paper-Clip adalah perlengkapan kantor yang fungsinya untuk menjepit/ menyatukan lembaran-lembaran kertas agar tidak berceceran. Paper-clip ukurannya kecil dan tersedia dalam beragam warna. Cara memasang dan melepaskannya sangat mudah.

Umumnya paper-clip digunakan untuk menyatukan kertas yang jumlahnya tidak begitu banyak. Sedangkan untuk menyatukan kertas yang jumlahnya banyak bisa menggunakan binder-clip yang daya jepitnya lebih kuat.

Stempel

Stempel adalah perlengkapan kantor yang fungsinya sebagai alat pengesahan berbagai korespondensi dan transaksi perusahaan. Stempel memiliki peranan penting untuk mewakili identitas perusahaan. Selain itu stempel menjadi alat penguat keputusan pimpinan dan sebagai bentuk pertanggungjawaban. Bentuk stempel bermacam-macam, ada yang bulat, oval, kotak, segi lima dsb.

Selain peralatan kantor yang sudah disebutkan di atas, masih banyak perlengkapan lainnya yang memiliki fungsinya masing-masing, seperti: penggaris, stop map, amplop, kop surat, tempat kartu nama dsb.

Kerajinan Tangan dari Koran Bekas

Dalam kegiatan perkantoran, ada yang disebut sebagai alat-alat kantor. Alat-alat kantor inilah yang berperan dalam melancarkan serta melaksanakan aneka pekerjaan dalam kantor. Alat-alat kantor ini dapat berupa alat tulis, serta mesin kantor dan lain sebagainya. Dalam mesin kantor, terdapat berbagai macamnya yang dapat digunakan. Berikut ini adalah contoh macam – macam mesin kantor beserta penjelasan fungsinya :

  • Mesin fotocopy

Mesin fotocopy adalah salah satu mesin kantor yang berperan sebagai mesin penggandaan. Mesin ini merupakan suatu alat penggandaan yang cukup praktis untuk digunakan. Mesin pengganda jenis ini dapat siap digunakan setiap saat ketika diperlukan untuk menggandakan dokumen. Selain itu, dokumen atau warkat juga dapat dengan mudah digandakan dalam jumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat sesuai kebutuhan, dan tanpa merusak bahan aslinya.

  • Mesin tik

Mesin tik adalah salah satu mesin kantor yang berguna untuk menuliskan kata atau surat pada lembaran – lembaran dengan cara di ketik. Pada kantor – kantor, mesin tik yang dapat digunakan diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yakni :

Baca Juga : PERABOT KANTOR : MEJA KANTOR YANG TEPAT

  1. Berdasarkan gandaran : mesin tik berdasarkan gandaran dibedakan jadi dua, yakni mesik tik menggunakan kait (gandaran) dan mesin tik tidak menggunakan gandaran.
  2. Berdasarkan pencetak huruf : dibagi dalam tiga kelompok, yakni mesin tik batang huruf, bola huruf dan roda huruf
  3. Berdasarkan susunan tuts mesin tik dibagi jadi dua yakni mesin tik ideal dan universal.
  4. Berdasarkan tenaga penggerak : dibagi dalam dua jenis yakni mesin tik manual dan mesin tik elektris
  5. Berdasarkan ukuran bodi : dibagi dalam dua jenis yakni mesin tik ukuran standart, semi standart dan portabel
  6. Berdasarkan ukuran huruf : terdapat tiga jenis yaitu mesin tik pica, elite, micro dan PS (Proportional Spacing)
  • Mesin Komputer

Mesin komputer dapat dikatakan sebagai mesin kantor yang serbaguna. Alat-alat kantor yang wajib ada. Mesin komputer bekerja dengan menggunakan tenaga listrik dengan kemampuan pengeloaan data yang luas dan beragam. Selain itu, selain bisa mengolah data mesin komputer juga dapat digunakan dalam menyimpan data dengan kapasitas yang sangat besar.

  • Mesin scanner

Mesin scanner juga termasuk sejenis mesin pengganda yang dapat menyalin ulang kembali berbagai proses, kondisi atau keadaan fisik suatu lembaran atau kertas melalui pembuatan master sheet dengan cara merekam. Mesin scanner bekerja seperti mesin fotocopy yang dapat menyalin suatu dokumen. Bedanya, pada hasil copy dari mesin scanner, bukan berada di bawah melainkan disamping dokumen aslinya.

  • Mesin faksimile

Mesin faksimile disebut juga sebagai mesin telecopier yang dapat bekerja untuk memindahkan data dari satu komputer dan langsung mencetaknya di berbagai tempat baik dekat atau jauh, bahkan sampai ke lintas negara. Mesin faksimile disebut juga sebagai copying machine karena mampu mengirim informasi atau dokumen di berbagai tempat dalam waktu relatif singkat

Mengenal 8 Jenis Perlengkapan Kantor dan Fungsinya

Selain sudah melengkapi peralatan kantor, saarnya membeli beberapa barang lagi. Perlengkapan kantor (office stationary) adalah segala sesuatu yang dibutuhkan oleh kantor untuk melengkapi peralatan yang ada di dalam kantor. Biasanya, perlengkapan kantor itu berupa barang-barang kecil, sering digunakan dan akan cepat habis serta harganya tidak terlalu mahal. Perlengkapan kantor bisa dibeli di supermarket maupun toko buku dan peralatan tulis.

Melalui artikel ini, yuk, kita mengenal 8 jenis perlengkapan kantor dan fungsinya. Apa saja sih?

  • Kertas

Di setiap kantor tentu ada kertas karena kertas menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas kantor. Kertas bisa digunakan untuk menulis, mencetak maupun menggambar. Kertas yang umum digunakan untuk perlengkapan kantor biasanya berjenis HVS (houtvrij schijfpapier) ukuran A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/Folio (21.6 cm x 33 cm) dengan ketebalan mulai dari 700-100 gram.

  • Pulpen

Tak hanya buat sekolah pulpen juga digunakan untuk kantor. Pulpen adalah peralatan yang sering digunakan untuk kegiatan menulis di atas kertas. Alat ini berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan pensil berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Semakin pesatnya perkembangan teknologi, pulpen memiliki banyak varian yang bisa dipilih dan dibeli dengan tingkatan harga dan kualitas yang berbeda. Bahkan ada di kalangan pebisnis yang menjadikan pulpen sebagai alat untuk meningkatkan citra personal. Jenis pulpen antara lain: pulpen fountain, pulpen ballpoint, pulpen gel, pulpen rollerball dan pulpen hi-tecpoint.

Baca Juga : MEMILIH FURNITURE MINIMALIS UNTUK KANTOR MINIMALIS

  • Tipe-X

Tipe-X digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas yang ditulis dengan pulpen atau hasil print-out.

  • Penjepit kertas

Digunakan untuk menyatukan lembaran kertas untuk jangka waktu sementara. Bentuknya kecil dan mudah dilepas.

  • Pensil dan penghapus

Pensil adalah alat untuk menulis, menggambar atau menuangkan ide atau gagasan di atas kertas. Sifatnya yang fleksibel atau mudah digunakan dan dihapus membuat alat ini cocok untuk dipakai dalam perancangan yang belum final. Secara umum, kita mengenal 2 jenis pensil yakni yang berukuran HB dan 2B yang dibedakan berdasarkan pekat tidaknya.

  • Tinta printer

Penggunaan jenis tinta tergantung dari jenis printer yang digunakan. Secara umum, tinta printer memiliki 4 warna primer sesuai standar cetak yakni cyan, magenta, yellow dan key/black (CMYK).

  • Flashdisk, Memory card, dan Eksternal Disc

Alat ini digunakan sebagai penyimpanan data-data digital selain di komputer. Selain sebagai penyimpanan, alat ini juga digunakan untuk memindahkan data dari satu komputer ke komputer yang lainnya.

  • Kop surat dan amplop

Kop surat digunakan untuk menunjukkan identitas perusahaan. Untuk mengirim surat yang sudah dibubuhi kop surat, gunakan amplop sebagai pembungkus surat. Amplop yang difungsikan sebagai branding usaha biasanya desainnya menarik yang akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya.

Alat-Alat Kantor yang Berhubungan dengan Kegiatan Pengarsipan

Alat-alat kantor adalah perlengkapan kantor yang fungsinya untuk membantu menyelesaikan pekerjaan. Ada banyak jenis alat kantor, jika dispesifikasikan berdasarkan bentuknya perlengkapan kantor bisa dibagi menjadi tiga yaitu: alat eletronik, alat tulis kantor dan alat kearsipan. Kali ini kita akan membahas mengenai alat kearsipan kantor. Simak pembahasannya berikut ini:

Pengertian Alat Kearsipan Kantor

Seperti namanya alat kearsipan adalah alat-alat kantor yang berhubungan dengan penyimpanan arsip. Umumnya perlengkapan kearsipan tersedia untuk kegiatan administrasi.

Kegiatan menangani arsip dalam kegiatan kantor merupakan kegiatan yang sangat penting karena surat, dokumen bisa dibilang sebagai jantung kegiatan tata usaha. Arsip, kegiatan surat menyurat seringkali merupakansumber informasi. Jika sudah selesai diproses, surat atau arsip tersebut harus tersimpan dengan baik. Itu sebabnya mengapa disebut sebagai arsip.

Sedangkan pengertian kearsipan adalah suatu proses kerja yang dimulai dari membuat, menerima, mengumpulkan, mengatur, mengendalikan, memelihara, merawat dan menyimpan warkat berdasarkan sistem tertentu.

Baca Juga : BEBERAPA PERLENGKAPAN KANTOR YANG WAJIB DIMILIKI

Mengapa menyimpan warkat harus berdasarkan sistem tertentu? Hal tersebut untuk memudahkan pencarian arsip dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan. Apabila surat-surat dianggap tidak bernilai guna maka harus dihancurkan atau dibuang.

Dalam sebuah lembaga atau kantor, kearsipan memegang peranan penting selain sebagai sumber informasi juga kelancaran kegiatan perkantoran itu sendiri.

Macam-Macam Alat Kearsipan

Ada banyak jenis peralatan kearsipan yang membantu proses pengarsipan, diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Alat sortil, adalah peralatan yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima lalu kemudian diproses, dikirimkan dan disimpan ke dalam folder-folder.
  2. Caption, adalah nomor atau nama yang digunakan untuk memberikan identifikasi arsip atau dokumen. Tujuannya adalah untuk penyimpanan.
  3. Cardex, adalah perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks berupa laci-laci. Di dalam cardex terdapat plastic untuk menyimpan kartu index.
  4. Duplikasi, adalah salinan surat yang dibuat serupa mirip dengan yang asli.
  5. Filling Cabinet, adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci.
  6. Financial Record, adalah arsip yang isinya berupa catatan-catatan mengenai berbagai hal menyangkut keuangan.
  7. Folder, adalah map berupa lipatan kertas tebal dan tidak dilengkapi penutup. Ada juga map yang bahannya terbuat dari plastic. Karena tidak memilki penutup, biasanya map dimasukkan ke dalam kotak arsip.
  8. Guide, adalah lembaran kertas karton tebal yang digunakan untuk penunjuk atau pemisah di dalam tempat penyimpanan arsip.
  9. Hanging forder, adalah forder yang memiliki besi untuk menggantungkan. Fungsunya adalah untuk dikaitkan di dalam lemari filling cabinet.
  10. Inventory record, adalah arsip atau surat-surat yang berkaitan dengan barang-barang inventaris.

Peralatan-peralatan di atas tentu ada yang akrab dengan aktivitas sehari-hari Anda. Dan semuanya alat-alat kantor tersebut akan dapat dijumpai dalam kantor, terutma dalam kegiatan kearsipan.

Fungsi & Panduan Cara Merawat Scanner

Scanner adalah alat yang digunakan untuk memindahkan lembaran dokumen atau gambar dalam bentuk file. Fungsinya hampir mirip dengan mesin copy, perbedaannya hasil pada mesin foto copy berupa lembaran kertas sedangkan pada mesin scan hasilnya berupa file yang harus dilihat dulu pada monitor komputer. Agar mesin scanner milik Anda lebih tahan lama, maka perlu dibarengi dengan merawat scanner.

Kurangnya perawatan bisa menyebabkan hasil scan kurang maksimal, gambar yang dihasilkan tidak jernih, terjadi penyimpangan hasil scan atau yang lebih parahnya bisa menyebabkan mesin rusak. Jika Anda akan melakukan perawatan sendiri, maka pertama-tama harus mengetahui apa fungsi setiap bagian mesin.

Bagian-Bagian Mesin Scanner

Scanner terdiri beberapa bagian yang masing-masing memiliki fungsi yang berbeda. Bagian-bagian mesin adalah:

  • Kaca
  • Bagian pengendali atau controlling
  • Bagian penutup

Baca Juga: CARA MERAWAT SCANNER KOMPUTER DENGAN BENAR

Berdasarkan jenisnya mesin scanner bisa dibagi menjadi dua jenis yaitu: scanner flat bed dan hand held. Perbedaan keduanya adalah dari cara menggunakannya. Pada jenis scanner flat bed caranya dengan menempatkan kertas yang akan mendorong anner antara dengan tujuan, scanner flat bed memerlukan keterampilan saat menggunakannya karena dibutuhkan kesabaran sampai mesin scan menangkap gambar. Sedangkan pada jenis scanner hand held cara menggunakannya lebih praktis.

Perawatan mesin scanner

Karena merupakan barang elektronik yang sensitive maka cara membersihkan mesin ini harus apik dan hati-hati terutama saat membersihkan bagian kaca. Berikut adalah cara merawat scanner yang bisa Anda jadikan panduan

  1. Sebelum dibersihkan pastikan mesin scan dalam keadaan mati (off), lepaskan kabel dan USB.
  2. Bersihkan bagian luar dengan bantuan lap yang halus, bersih. Sebaiknya gunakan lap yang tidak mengandung serat. Tindakan ini untuk mencegah debu dan kotoran masuk dan menumpuk ke bagian dalam.
  3. Membersihkan karet penarik (roller) menggunakan lap lembab, jangan lap basah. Pastikan roller kering sebelum dipasang kembali. Membersihkan roller bisa seminggu sekali.
  4. Membersihkan bagian mata scan bisa menggunakan lap kering. Disarankan lap jenis microfiber agar tidak menghasilkan serat dan debu. Agar tidak menimbulkan goresan, lap dengan cara satu arah.
  5. Lap dan bersihkan bagian lain yang terdapat kotoran dan debu secara menyeluruh.

Hasil dokumen, gambar yang sudah discan bisa disimpan atau disalin dalam bentuk digital atau disimpan di file komputer. Scanner adalah peralatan wajib yang harus ada diperkantoran sebagai bagian yang tidak bisa dipisahkan dari kegiatan pengarsipan. Oleh sebab itu melakukan perawatan scanner sangat penting dilakukan karena dengan rutin dibersihkan performa kerja mesin tetap dalam kondisi yang baik.

Demikian pembahasan mengenai fungsi dan cara merawat scanner. Semoga artikel ini dapat menambah informasi dan bermanfaat!

4 Fungsi Tambahan Menyediakan Tempat Pensil Hello Kitty di Meja Kerja

Sebagai penggemar karakter kartun seperti Hello Kitty kadang Kita akan berburu beragam barang dengan karakter tersebut. Tidak pelak hal atau kebiasaan ini akan membuat seluruh ruang kamar tidur sampai seluruh isi rumah penuh dengan karakter Hello Kitty. Asalkan semua barangnya fungsional maka bisa meningkatkan perannya, sehingga bisa menambah keindahan disamping fungsi utamanya. Bagi yang menjadi penggemar toko kucing cantik ini, maka perlu menyediakan tempat pensil Hello Kitty.

Fungsi Lebih Menyediakan Tempat Pensil :

Salah satu jenis tempat pensil yang perlu disediakan adalah kotak pensil meja yang biasanya berbentuk kotak dan diletakan di atas meja. Baik untuk meja kerja maupun meja belajar bagi kalangan pelajar dan mahasiswa yang tentunya sangat fungsional. Kini desain kotak pensil meja tidaklah semonoton dulu, Kita bisa menemukan beragam bentuk sampai karakter tokoh anime terkenal, misal tokoh Hello Kitty tadi. Selain fungsional juga bisa memanjakan mata sebab bisa memandang karakter kartun kesayangan.

Menyediakan kotak pensil di atas meja ternyata bisa sangat menguntungkan, selain perlu disesuaikan dengan selera. Juga mencari yang ukurannya pas supaya sesuai dengan kebutuhan dan mendapatkan fungsi tambahan yang menarik, seperti:

  • Membantu merapikan meja,

Alat tulis memang berukuran kecil dan bisa digeletakkan begitu saja di atas meja namun bila jenisnya lumayan banyak dan sering dipakai semua. Membiarkannya tergeletak akan menjadikan meja kurang rapi dan malas belajar ataupun bekerja.

Supaya meningkatkan semangat untuk menyelesaikan tugas dan pekerjaan yang sudah dikejar deadline dianjurkan menjaga kerapian meja kerja tersebut. Kita perlu menambahkan sentuhan lucu misal menggunakan tempat pensil Hello Kitty supaya meja kerja atau meja belajar terlihat manis. Kita bisa meletakan semua perlengkapan menulis, seperti pulpen, penggaris, dan lain sebagainya ke dalam satu wadah. Alhasil meja akan selalu terlihat bersih dan juga rapi.

  • Mencegah kehilangan alat tulis,

Menyediakan tempat khusus untuk meletakan alat tulis sangat cocok bagi siapa saja yang suka kerapian sekaligus yang suka teledor menaruh barang-barang. Apabila sering kehilangan alat tulis seperti pulpen padahal tidak pernah diajak pergi kemana-mana, maka Kita terlupa menaruhnya dimana. Kalau sudah ada kotak pensil di atas meja maka Kita akan terbiasa meletakkannya disana, sehingga perlahan membantu mengurangi kebiasaan teledor tadi. Adanya kotak pensil pun menjadi media untuk mencegah kehilangan alat tulis sebab yakin semuanya sudah ditaruh di satu tempat.

  • Menjaga kebersihan meja dan perlengkapan lainnya,

Sembarangan dalam menaruh alat tulis bisa membuatnya mudah meninggalkan bekas noda di perlengkapan lainnya. Misal menggoreskan noda tinta di atas meja, tas, buku, dan lain sebagainya jika menodai barang penting. Sudah tentu akan membuat Kita kalap dan frustasi sehingga perlu dicegah sejak dini, yakni dengan tindakan sederhana membeli kotak alat tulis untuk ditaruh di meja. Sehingga mengurangi kemungkinan pulpen maupun pensil menggoreskan noda di perlengkapan kerja dan belajar yang dimiliki.

  • Membantu mempercepat pekerjaan,

Ada kalanya mengerjakan pekerjaan rumah maupun pekerjaan kantor terasa lambat karena menghabiskan waktu mencari alat tulis. Baik pulpen, penggaris, kalkulator, maupun alat tulis lain karena tidak terbiasa menaruhnya di satu tempat. Adanya kotak pensil di atas meja membuat Kita meletakan semua alat tulis dan alat kerja di dalamnya. Apabila merapikan meja pun otomatis akan menaruh semua alat tulis disana, maka membantu mempercepat pekerjaan. Apalagi jika memakai tempat pensil Hello Kitty maka akan lebih semangat dalam menyelesaikan pekerjaan.