Category Archives: Tips dan Trik

Tips dan Trik

3 Fungsi Penting Filling Cabinet Untuk Kantor Anda

Banyaknya jumlah dan jenis dokumen yang terdapat pada suatu kantor atau perusahaan, membuat keberadaan lemari arsip atau filling cabinet jadi sangat membantu. Bahkan bisa dikatakan bahwa lemari arsip ini menjadi furnitur yang harus ada dalam setiap perusahaan manapun, baik perusahaan besar maupun kecil. Hal ini dikarenakan, selain digunakan sebagai tempat menyimpan dokumen, lemari arsip juga membantu para karyawan dalam memisahkan arsip atau dokumen kantor lainnya berdasarkan kategori tertentu. Oleh karena itu, keberadaan lemari arsip ini sangatlah krusial. Sama halnya dengan fungsi lain filling cabinet di bawah ini.

3 Fungsi Penting Filling Cabinet Untuk Kantor Anda

Menyimpan Dokumen Secara Aman

Dengan adanya filling cabinet, Anda bisa meletakkan arsip atau dokumen berdasarkan klasifikasi tertentu yang telah ditentukan perusahaan. Maka hasilnya pun kantor Anda akan terlihat rapi dan teratur. Tak hanya itu saja, pada lemari yang memiliki laci bertingkat, Anda akan menjadi lebih mudah dalam melakukan penataan dan pengorganisiran dokumen. Untuk itu, kemungkinan dokumen akan tertukar atau hilang jadi sangat tipis karena laci dari lemari arsip mudah untuk dioprasikan. Jika lemari dilengkapi dengan kunci di setiap laci maka dokumen Anda akan terjamin kerahasiaanya. Hanya saja sebelum membeli lemari arsip sebaiknya periksa dulu kelengkapan kuncinya.

Filling cabinet yang akan menghiasi ruangan

Sebelum membeli filling cabinet, ada baiknya Anda menyesuaikan luas ruangan serta barang lain yang ada di dalam ruangan. Apabila Anda memiliki dokumen dan arsip yang sangat banyak, namun tidak ingin membeli lemari yang besar, maka pilih saja lemari arsip yang memiliki laci lebih dari tiga namun dengan ukuran yang sedang.

Sedangkan jika Anda ingin membuat desain interior ruangan kantor lebih menarik, maka Anda harus membeli lemari arsip dengan warna yang matching dengan warna dinding ruangan. Misalnya jika dinding Anda berwarna gelap maka belilah lemari arsip yang berwarna cerah. Begitupun sebaliknya. Namun, jika tidak yakin dengan pemilihan desain lemari arsip, Anda bisa mendiskusikannya terlebih dahulu pada teman kantor ataupun desainer interior pribadi Anda agar kesalahan memilih lemari tidak membuat desain interior ruangan jadi buruk.

Memudahkan dalam mencari dokumen

Umumya, fungsi cari filling cabinet memang untuk menyimpan berkas atau dokumen secara mudah. Dengan demikian, dokumen-dokumen yang banyak dan tidak beraturan jadi bisa tertata rapi. Hal ini tentu saja akan membuat Anda lebih mudah dalam melaksanakan tugas di kantor, misalnya kemudahan dalam mencari datang yang akan membawa efek positif pada kinerja Anda. Mood yang baik akan memudahkan Anda dalam menyelesaikan semua tugas yang harus Anda lakukan di kantor. Dengan fungsi kemudahan yang ditawarkan lemari arsip ini akan membuat Anda merasa terbantu sekali dalam melakukan pemberkasan file-file. Tunggu apalagi, sudah satnya Anda melakukan perubahan pada ruang Anda dengan memilih properti yang efektif agar pekerjaan Anda terselesaikan, seperti dengan menggunakan filling cabinet ini.

Tips dan Trik

Apa yang Dimaksud dengan Filling Kabinet?

Bagi kantor yang sudah berdiri lama yang sudah memiliki banyak arsip yang harus disimpan, membutuhkan suatu tempat yang berfungsi untuk meletakkan file atau arsip tersebut sehingga akan lebih memudahkan Anda untuk mencarinya di hari kemudian. Untuk penyimpanannya bisa dilakukan dengan beberapa cara dan salah satunya adalah dengan menggunakan filling kabinet.

Apa yang Dimaksud dengan Filling Kabinet? 

Perlengkapan kantor yang disebut juga dengan file kabinet ini memiliki ukuran yang besar. Perabotan ini memiliki ukuran yang beragam, ada yang kecil dan ada yang besar namun umumnya memiliki bentuk persegi panjang dan diposisikan secara vertikal. Fungsi dari tempat ini adalah untuk menyimpan arsip atau warkat berharga untuk suatu perusahaan, organisasi ataupun untuk hasil riset yang pernah dilakukan sebelumnya. 

Pada umumnya, filling kabinet dibagi menjadi 2, yaitu:

  • Lateral filling. Jenis kabinet ini merupakan suatu almari arsip yang dilengkapi dengan pintu serta memiliki pagan alas sehingga bisa dimanfaatkan untuk menyimpan arsip.
  • Drawer tyle filling. Jenis file kabinet ini merupakan almari plastik yang memiliki bentuk seperti lemari berlaci sehingga bisa ditarik keluar masuk dan biasanya memiliki 5-6 laci.

Jika dilihat dari model file kabinet ini, perabotan kantor ini memiliki beberapa jenis. Pertama yaitu yang berlaci tunggal sehingga Anda harus menyusun arsip dalam susunan laci tunggal. Jenis perabotan untuk menyimpan arsip ini kurang cocok untuk Anda yang memiliki banyak file arsip yang harus disimpan namun, bisa menjadi pilihan jika digunakan untuk diri sendiri misalnya disamping meja kerja. Kedua adalah laci ganda yang tersusun dengan laci yang banyak sehingga memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip lebih banyak. Selain kedua jenis file kabinet tersebut ada jenis file kabinet horizontal yang fungsinya adalah untuk menyimpan gambar.

Sedangkan filling kabinet sendiri memiliki bagian-bagian dengan fungsi tertentu, yaitu: 

  • Badan filling atau dindingnya yang fungsinya adalah rangka. Dinding ini biasanya terbuat dari kayu yang kuat atau dari besi atau alumunium yang tidak mudah untuk rusak sehingga file yang tersimpan di dalamnya juga dalam kondisi yang aman.
  • Laci. Besar laci untuk masing-masing file kabinet beragam tergantung dari besar file kabinet tersebut. Laci tersebut memiliki bagian-bagian yaitu:
  • Alat atau bagian yang fungsinya menarik laci sehingga bisa dibuka dan ditutup.
  • Tempat yang fungsinya untuk menaruh kode atau tanda atau indeks sebagai penanda apa yang tersimpan di bagian dalam file kabinet tersebut.
  • Saluran yang memanjang ke belakang dan di bagian ini penahan guide terpasang.
  • Gawang di kanan kiri atas untuk menyangkutkan folder gantung jika arsip diletakkan di folder gantung dan untuk memanjang ke belakang laci tersebut.
Tips dan Trik

3 Hal Penting yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membeli Lemari Arsip

Dari banyaknya jenis furnitur kantor yang digunakan, tentu saja lemari arsip adalah tak kalah pentingnya di sediakan kantor. Bukan tanpa alasan, karena lemari memiliki fungsi utama dalam menyimpan arsip atau berbagai jenis dokumen penting sehingga pemandangan kantor akan tampak lebih rapi. Tak hanya itu saja, menyimpan dokumen di dalam lemari khusus juga memudahkan karyawan saat ingin mencari dokumen tertentu yang dibutuhkan.

3 Hal Penting yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membeli Lemari Arsip

Bayangkan saja jika dokumen atau file yang Anda simpan sembarangan atau berserakan tidak beraturan, pastinya akan sulit dicari atau bahkan yang lebih parahnya bisa saja hilang dan tercampur dengan dokumen lainnya. Oleh sebab itu, memang sangat penting untuk menyediakan lemari khusus untuk menyimpang dokumen atau file penting di setiap kantor. Hanya saja, Anda tidak boleh membeli lemari penyimpan dokumen secara sembarangan. Berikut ini ada beberapa tips dalam memilih lemari arsip kantor yang bisa Anda simak.

Stabilitas Lemari Arsip

Dari segi kegunaannya, lemari arsip berfungsi untuk menyimpan dokumen dan file penting secara aman. Saat lemari sudah terisi penuh, maka beban lemari akan bertambah dan menjadi lebih berat sehingga dikhawatirkan membuatnya menjadi tidak stabil dan bisa jatuh menimpa seseorang. Untuk mencegah hal membahayakan tersebut terjadi, makan dalam memilih lemari penyimpan dokumen, pilihlah lemari yang stabil dan aman, meskipun dalam lemari tersebut dalam kondisi menjadi lebih berat.

Keamanan Lemari Arsip

Setiap kantor pasti memiliki dokumen rahasia yang tidak semua orang bisa mengaksesnya secara bebas, kecuali orang-orang tertentu yang dianggap berkepentingan. Anda bisa memilih lemari arsip yang memiliki sistem penguncian ekstra untuk mencegah pencurian dokumen penting tersebut. Oleh sebab itu jika Anda memiliki rencana untuk menyimpan dokumen sangat penting di dalam lemari, maka sebaiknya Anda pertimbangkan untuk mencari lemari yang memiliki sistem keamanan tinggi, misalnya memiliki sistem penguncian ganda dan tahan terhadap api.

Pasalnya, jika hanya disimpan dalam lemari biasa saja, maka ada kemungkinan lemari tersebut tidak mampu menahan suhu tinggi jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran. Umumnya, harga lemari jenis ini terbilang mahal karena lemari tersebut diberikan lapisan tambahan keamanan yang tahan terhadapap suhu tinggi sehingga keamanan dokumen Anda tetap terjaga meskipun terjadi kebakaran di kantor Anda.

Daya Tahan Lemari Arsip

Kebanyakan lemari arsip memiliki daya tahan yang cukup lama sebagai property kantor. Hanya saja ada berbagai macam jenis lemari yang masih-masing memiliki tingkat bobot yang berbeda-beda. Misalnya lemari yang terbuat dari besi dengan daya tahan yang lebih lama dibanding lemari yang terbuat dari besi.

Jadi, pastikan sebelum Anda membeli lemari arsip, pilihlah lemari yang memang didesain untuk kenyamanan dan keamanan dalam menjadi dokumen perusahaan. Pasalnnya lemari merupakan properti yang berfungsi untuk memastikan jika proses pengarsipan kantor berjalan dengan lancar.

 

Tips dan Trik

Selain Lemari Arsip, Ini Dia Perlengkapan Kantor untuk Simpan Dokumen

Arsip merupakan dokumen penting yang sudah tidak terpakai kembali namun jenis dokumen ini terkadang disimpan di tempat tertentu agar saat dipergunakan, misalnya mencari laporan pengeluaran di bulan Maret, Anda bisa mencari dan mempergunakannya kembali. Fungsi lainnya adalah untuk mempermudah mencari data ataupun menyimpan dokumen, pelindung dari arsip dari kerusakan sehingga tahan lama. Salah satu perlengkapan yang dipergunakan adalah lemari arsip.

 Selain Lemari Arsip, Ini Dia Perlengkapan Kantor untuk Simpan Dokumen

Lemari tersebut memiliki manfaat untuk menyimpan arsip dan umumnya terbuat dari kayu namun ada juga yang terbuat dari besi. Lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau arsip ini ada yang tidak memiliki pintu namun ada juga yang dilengkapi dengan pintu dorong, engsel baik yang terbuat dari logam atau kaca. penyusunan dokumen di lemari ini menggunakan cara berdiri menyamping atau lateral dengan dokumen atau arsip yang dimasukkan terlebih dahulu ke orderner atau map sehingga menjaga agar dokumen tidak rusak dan mudah untuk ditemukan.

Selain menggunakan lemari arsip, untuk penyimpanan dokumen penting juga bisa menggunakan perlengkapan berikut ini. Pertama adalah filling kabinet. Jenis lemari ini memiliki beberapa laci dan umumnya memiliki 6 laci. Masing-masing laci dari filling cabinet bisa menampung hingga 5000 lembar arsip yang disusun secara vertical dan berderet ke belakang. Jenis penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen yang masih sering digunakan. Penggunaan folder, sebelum disimpan di filling kabinet bisa membuat Anda lebih mudah untuk mencari dokumen yang diperlukan.

Kedua adalah rotary filling system. Salah satu keunggulan dari tempat penyimpanan ini adalah bisa berputar sehingga Anda tidak perlu berkeliling untuk mencari arsip yang dibutuhkan. Kelebihannya yaitu bisa diputar jadi sangat menghemat waktu. Untuk bahan yang digunakan sendiri biasanya menggunakan material besi atau logam sehingga lebih awet. 

Keempat adalah rak arsip. Jenis tempat arsip ini tidak punya pintu sehingga arsip disusun secara menyamping. Arsip dimasukkan terlebih dahulu ke orderner atau ke kotak arsip kemudian kotak diberi label atau penanda mengenai arsip apa saja yang tersimpan di dalam kotak penyimpanan arsip tersebut dengan tujuan untuk memudahkan dalam pencarian arsip. Kelima adalah orderner. Dari perlengkapan untuk penyimpanan arsip, orderner paling sering dijumpai di meja pekerja. Map yang memiliki ukuran punggung atau tebal mencapai 5 cm ini memiliki besi penjepit di bagian dalamnya. Dokumen yang disimpan di orderner harus di lubangi terlebih dahulu dengan menggunakan pelubang kertas atau perforator dan atk ini dapat menyimpan hingga 500 lembar arsip atau dokumen. Namun, biasanya jika orderner sudah memenuhi meja kerja, biasanya akan dipindah untuk disimpan di kardus atau tempat tertentu termasuk di lemari arsip yang diletakkan di ruangan tertentu yang lebih besar.

Tips dan Trik

Jangan Tertipu, ini Tips Ampuh Membedakan Mesin Fotocopy Rekondisi dan Lokal

Belakangan ini bisnis mesin fotocopy semakin berkembang. Hal ini dikarenakan kebutuh fotocopy semakin meningkat dan berakibat pada permintaan mesin penggandaan dokumen ini jadi semakin tinggi. Namun, di tengah kondisi menguntungkan seperti ini, ada saja orang-orang yang ingin memanfaatkan keadaan dengan cara tidak bertanggung jawab, seperti memberikan penawaran produk dengan harga murah pada konsumen tetapi kualitas mesinnya sangat buruk. Oleh sebab itu, Anda harus pintar-pintar dalam memilih produk yang tepat, apalagi mesin rekondisi karena mesin ini sangat sulit dibedakan dengan mesin lokal. Bagi yang belum tidak tahu bagaimana membedakan mesin rekondisi dan mesin lokal, simak penjelasannya di bawah ini.

Jangan Tertipu, ini Tips Ampuh Membedakan Mesin Fotocopy Rekondisi dan Lokal

Mesin Rekondisi.

Mesin rekondisi adalah mesin yang berasal dari luar negeri dengan kondisi 80% masih bagus. Hal ini disebabkan karena di luar negeri mesin fotocopy hanya digunakan maksimal 5 tahun pemakaian dan setelahnya harus diganti. Mesin inilah yang didatangkan ke Indonesia namun dijual kembali oleh pihak distributor. Mesin rekondisi ini masih sangat dibutuhkan di negara kita karena dianggap masih layak pakai. Oleh karena itu, distributor melakukan rekondisi sedemikian rupa agar kondisinya jadi 90% max.  

Banyak yang perlu Anda perhatikan dalam memilih mesin fotocopy untuk kebutuhan usaha. Pasalnya di tengah maraknya bisnis ini, banyak perusahaan yang menawarkan jasa jual mesin ini namun jarang ada yang benar-benar memberikan kualitas mesin sesuai pada iklannya. Salah satu merk yang paling direkomendasikan karena kualitasnya yang sudah terbukti di kalangan pelaku usaha adalah Canon iR series.

Jika dibandingkan dengan mesin rekondisi, harga mesin lokal memang terbilang murah. Namun jangan mudah tergoda dengan tawaran tersebut. Jika ada yang menjual mesin fotocopy tipe iR 5000 dengan harga 12 jutaan, maka sudah dapat dipastikan jika itu lokal yang di belakangnya akan banyak masala ketika digunakan. Karena umumnya, mesin iR 5000 memiliki harga rekondisi di kisaran 31 jutaan namun kualitas yang dapat dipertanggungjawabkan.

Untuk membedakan mesin rekondisi dan mesin lokal, mesin rekondisi biasanya memiliki mesin fresh layaknya baru, counter rendah serta fisik yang masih terlihat kokoh.

Mesin Lokal.

Berbeda dengan mesin rekondisi, mesin lokal ini adalah mesin yang sudah digunakan di Indonesia, entah dipakai berapa tahun lalu kemudian dijual kembali meskipun kondisinya sudah tidak bagus lagi. Wajar saja karena penggunaan barang di Indonesia sangatlah hemat alias sayang jika harus beli lagi. Mesin yang seperti ini harus diwaspadai oleh pebisnis mesin fotocopy pemula. Untuk mengetahui jika mesin tersebut adalah mesin kualitas lokal, Anda bisa melihat ciri-cirinya dari warna cover mesin yang sudah usang, terdapat banyak Assy atau bearing yang berkarat atau bahkan ada yang hampir pecah dan counter melebihi angka 2 juta. Namun, sekali lagi Anda harus mewaspadai mesin kondisi ini karena tidak sedikit penjual yang menyiasatinya dengan cara curang, seperti mengoplos mesin rekondisi dengan mesin lokal agar terlihat seperti mesin rekondisi keseluruhannya.

Tips dan Trik

5 Tips Memilih Brankas Terbaik Agar Aman Dari Pencurian

Di kalangan rumah tangga, penggunaan brankas masih terbilang jarang diterapkan. Bahkan kebanyakan orang beranggapan jika penggunaan alat pengaman ini hanya identik dilakukan oleh orang kaya. Padahal fungsi alat ini bisa menyimpan berbagai macam barang, seperti surat berharga, perhiasan, uang tunai dan lainnya sehingga lebih aman dari risiko pencurian.

5 Tips Memilih Brankas Terbaik Agar Aman Dari Pencurian

Namun, memilih brankas bukanlah perkara mudah karena terdapat banyak jenis yang menawarkan kelebihan dan kekurangannya sendiri. Agar tidak bunging lagi simak tips memilih brankas di bawah ini.

Material tahan lama dan tahan api

Sebagaimana fungsinya, benda ini berfungsi sebagai penyimpanan berbagai jenis barang berharga, mulai dari emas, uang tunai, perhiasan dalam lainnya. Oleh sebab itu, dalam pemilihan alat ini harus diperhatikan material apa yang mengusungnya. Pilihlah yang terbuat dari material tahan karat dan tahap api, misalnya dari baja sehingga masa pakai alat ini bisa awet dan lebih tahan lama jika dibandingkan dari yang terbuat dari besi.

Ukuran

Sebelum membeli brankas, pastikan dulu apakah ukurannya sudah sesuai dengan kebutuhan Anda. Perkirakan berapa banyak baran yang bisa disimpan oleh tempat penyimpanan ini, semakin banyak tentunya akan semakin bagus. Perhatikan juga lokasi peletakan tempat penyimpanan ini. Jangan letakkan di tempat yang sulit digapai.

Sistem penguncian

Karena merupakan tempat penyimpanan, maka sistem penguncian adalah poin penting yang harus Anda perhatikan saat membeli brankas. Banyak sistem kunci tempat penyimpanan ini yang bisa Anda pilih, mulai dari sistem kunci ganda dan sistem tubular. Pilih kombinasi angka yang tepat dan sebaiknya jangan menggunakan tanggal pernikahan, tanggal lahir ataupun kombinasi angka yang mudah ditebak oleh orang asing.

Biaya pembelian

Beberapa brankas yang dijual ada yang memiliki kualitas baja lebih tinggi, baut tambahan atau kunci ekstra. Setelah memutuskan kualitas yang mana akan Anda beli, sebaiknya pertimbangkan dulu harganya. Selain itu ada pula biaya tambahan yang perlu Anda perhatikan karena beberapa perusahaan yang menawarkan jaminan pada produk mereka yang bisa digunakan untuk menutupi biaya barang Anda yang hilang. Brankas yang sulit dipindahkan juga membutuhkan biaya tambahan untuk instalasi di rumah.

Sulit Dipindahkan

Semakin berat brankas yang Anda miliki, maka semakin sulit pula benda ini dipindahkah sehingga dapat mengurangi risiko pencurian. Hanya saja, beberapa perusahaan alat penyimpanan ini untuk menempatkan beberapa lubang pada sudut-sudutnya. Lubang ini nantinya bisa digunakan untuk memasang baut khusus agar benda ini bisa terkunci dengan sempurna, baik di dinding maupun di dasar lantai.

Selain kelima hal tersebut di atas, Anda juga harus menyiapkan brankas pada tempat yang tersembunyi. Walaupun sangat berat ataupun mudah dipindahkan, Anda harus memikirkan mengenai kemungkinan pencuri bisa membuak kunci kombinasi alat penyimpanan Anda. Oleh sebab itu, sebaiknya Anda menyimpan benda ini pada posisi yang sulit ditemukan agar setidaknya bisa mengulur waktu pencuri menemukannya.

Tips dan Trik

Sebelum Membeli Brankas, Ingat Dulu Beberapa Hal Ini!

Setiap orang memiliki benda berharga yang akan disimpan di rumah ataupun di bank. Biasanya, untuk orang yang memiliki uang yang cukup banyak, brankas menjadi pilihan tersendiri untuk menyimpan barang berharga seperti surat tanah, perhiasan ataupun uang tunai yang bisa digunakan sewaktu-waktu dalam kondisi yang darurat. Namun, sebelum Anda membeli lemari besi tersebut, terdapat beberapa hal yang harus selalu Anda ingat.

Sebelum Membeli Brankas, Ingat Dulu Beberapa Hal Ini! 

Pertama adalah tidak selalu aman. Banyak kasus pencurian terjadi walaupun barang berharga tersebut disimpan di dalam lemari besi. Penggunaan tempat penyimpanan untuk barang berharga itu, dimaksudkan untuk meminimalisir angka pencurian terutama saat rumah Anda sedang sepi misalnya saat Anda sedang mudik. Karena hal tersebut, jangan meninggalkan terlalu banyak barang berharga di dalam lemari besi tersebut walaupun dikatakan jika alat penyimpanan tersebut memiliki fitur canggih yang lebih lengkap.

Kedua adalah biaya yang mempengaruhi kualitas. Bukan hal yang baru jika biaya sangat mempengaruhi kualitas dan hal tersebut juga sangat berpengaruh dengan kualitas dari brankas yang hendak Anda pilih. Hal itu disebabkan karena bahan yang berkualitas akan semakin mahal dan juga semakin banyak fitur, teknologi juga akan semakin banyak diterapkan sehingga harga lemari besi tersebut akan meningkat tinggi jika dilengkapi dengan fitur yang lengkap misalnya tahan bor, tahan api yang akan memaksimalkan perlindungan barang berharga yang tersimpan di dalam lemari besi tersebut.

Ketiga adalah kata kunci. Ada beberapa jenis lemari besi yaitu yang dilengkapi dengan kata kunci yang putar, nomor atau kombinasi keduanya. Jika Anda termasuk orang yang mudah lupa, penggunaan lemari besi yang menggunakan angka akan lebih disarankan sedangkan jika Anda hendak menggunakannya untuk menyimpan barang yang sangat penting, maka gunakan jenis lemari besi yang menggunakan kunci keamanan ganda sehingga tidak mudah untuk dibobol.

Hal lainnya yang harus Anda ingat terlebih dahulu untuk sebelum Anda membeli brankas adalah:

  • Ukuran lemari besi. Ada jenis lemari besi yang berukuran kecil namun ada yang berukuran besar. Sesuaikan dengan besar barang yang akan Anda simpan di tempat tersebut sehingga barang berharga Anda menjadi lebih aman dan Anda juga tenang.
  • Jangan membicarakan dengan orang lain. Hindari memberi tahu jika Anda punya lemari besi di rumah agar tidak membuat orang lain curiga dan berniat buruk terhadap Anda misalnya ingin membobol karena mengetahui yang ada di lemari besi tersebut.
  • Letakkan di tempat yang tidak mudah dicurigai atau bahkan di tempat yang tersembunyi. Hal ini dilakukan agar nantinya orang yang berniat mencuri barang berharga Anda tidak tahu jika Anda menyimpannya di tempat tersebut dan milik Anda tetap dalam kondisi aman.

 

Tips dan Trik

5 Jenis Mesin Absensi Dari Waktu ke Waktu

Mesin absensi adalah salah satu perangkat multifungsi yang dibutuhkan banyak perusahaan karena berfungsi senagai pencatat tanggal dan waktu kehadiran karyawan. Dibutuhkan ketepatan dalam mereka waktu yang akurat sebab behubungan dengan perhitungan gaji karyawan. Maka tak heran jika mesin ini memiliki peran yang cukup krusial.

5 Jenis Mesin Absensi Dari Waktu ke Waktu

Terdapat beberapa tipe mesin absensi yang sering ditemui, ada tipe yang bisa dicetak langsung denga menggunakan kartu, ada pula yang bisa dengan mengidentifikasi sidik jari. Dalam memilih produk mesin ini, dibutuhkan kehati-hatian karena terdapa banyak jenis dan kegunaan yang bebreda. Di bawah ini ada gambarai mengenai beberapa jenis mesin ini, mulai dari yang bersifat analog, biometrik, hingga berteknologi time track. Untuk lebih lengkapnya, simak ulasan berikut ini.

Mesin Absensi Analog

Mesin jenis ini adalah mesin yang dibuat pertama kali untuk digunakan sebagai absensi di kantor. Mesin absensi ini juga lebih dikenal dengan istilah mesin analog atau mesin ceklok. Mesin ini menggunakan kartu asben karyawan untuk identifikasinya. Waktu ketika karyawan memasukkan kartunya ke dalam slot mesin ini akan dicetak pada kartu absen. Kelebihan dari mesin jenis ini adalah harganya yang terbilang murah sehingga cocok digunakan perusaan berskala kecil dengan jumlah karyawan kurang dari 100 orang. Hanya saja, mesin ini sudah tidak relevan di era sekarang sudah banyak menggunaka mesin digital, sangat boros kertas dan kurang efisien karena karyawan perlu mengantri cukup lama untuk absen satu per satu.

Mesin Absensi Digital Berbasis PIN

Mesin absensi yang sudah ada sejak tahun 1870 ini menggunakan metode digital untuk mengabsen setiap karyawan. Pada umumnya, mesin ini mempunyai beberapa tombol dan layar digital yang menunjukkan waktu juga teks. Melalui tombol angka, karyawan bosa memasukkan password, barcode atau nomor PIN sebagai identias absensi. Jika dibanding dengan mesin analog, mesin ini lebih efisien karena prosesnya cukup singkat dan atas bisa mengontrol daftar hadir karyawan secara real time lewat komputer. Hanya saja mesin ini masih rawan terjadi pemalsuan yang memungkinkan karyawan bisa menitip absen.

Mesin Absensi Magnetic Card

Memasuki tahun 1980, ada mesin absensi Magentic Card yang hampir sama dengan mesin bebrasin PIN karena data absensi karyawan juga dikelola secara digital oleh komputer. Perbedaanya terdapat di penggunaanya, karena mesin ini menggunakan sistem magnetic card untuk melakukan absensi sehingga identitas karyawan mudah terdeteksi hanya denga menggesekkan kartu pada slot mesin. Tentu saja mesin ini lebih simpel dan menariknya dari segi harga mesin ini juga jauh lebih murah. Hanya saja, mesin ini juga masih rawan pemalsuan karena absensi bisa dilakukan dengan menitipkan kartu.

Mesin Absensi Biometrik (Fingerprint & Face ID)

Mesin absensi Biometrik hingga kini banyak digunakan di perusahaan ataupun di instansi pemerintahan. Dengan mengusung teknologi sensor biometrik, mesin ini hanya mengandalkan sidik jari, wajah dan retina karyawan dalam melakukan absensi. Dan menariknya lagi, mesin ini tidak rawan pemalsuan karena sensor dapat membedakan sidik jari, wajah dan retina setiap orang secara detail.  

Mesin Absensi + Akses Kontrol Pintu

Mesin absensi ini gebrakan baru dengan menggunakan teknologi yang hampir sama dengan mesin biometrik. Hanya saja mesini ini dilengkapi dengan fitur akses kontrol yang bisa mengetahui siapa sajakah yang bisa keluar ataupun masuk di dalam kantor Anda. Dengan fitur tersbeut, maka tingkat kemanan kantor Anda lebih terjamin.

Tips dan Trik

Apa itu Mesin Absensi Sidik Jari? Simak Ulasan Lengkapnya Berikut Ini!

Absensi menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi gaji untuk karyawan ataupun nilai bagi para mahasiswa. Dulu, untuk mengetahui datang atau tidak seseorang misalnya ke kantor harus tanda tangan terlebih dahulu namun saat ini sudah ada mesin untuk presensi yang dapat Anda pilih sesuai dengan yang Anda butuhkan. Terdapat beragam jenis mesin absensi yang dipergunakan dari dulu hingga sekarang.

Apa itu Mesin Absensi Sidik Jari? Simak Ulasan Lengkapnya Berikut Ini! 

Dari sekian banyak mesin untuk absensi, mesin dengan fingerprint atau sidik jari termasuk sebagai mesin yang paling banyak dipergunakan. Beberapa alasan yang menyebabkan mesin fingerprint banyak dipilih untuk absensi, diantaranya adalah:

  • Mudah untuk dipergunakan, karena hanya tinggal menempelkan jemari Anda di tempat scanner yang sudah disiapkan di mesin tersebut.
  • Memiliki harga yang terjangkau.
  • Jika mesin tersebut rusak, sudah banyak tempat yang mampu untuk memperbaiki sehingga bisa dipergunakan kembali.

Pada dasarnya mesin absensi yang menggunakan sidik jari ini mempunyai 2 proses utama yaitu mengambil gambar dari sidik jari dan kemudian memutuskan apakah pola alur dari sidik jari gambar yang diambil sama dengan pola alur dari sidik jari yang sudah ada di database. Optical scanning digunakan untuk melakukan pengambilan data dari sidik jari yang akan direkam. Pada scanner optical terdapat sistem sensor yaitu charge coupled device atau CCD untuk scanning. Nantinya, jemari Anda, misalnya jempol di bagian lempengan kaca dan kamera CCD untuk mengambil gambarnya. Sistem CCD tersebut akan menghasilkan gambar yang terbalik dengan area gelap untuk punggung alur sidik jari dan terang untuk bagian sidik jari.

Sebelum proses membandingkan gambar yang baru diambil dengan data yang sudah disimpan, processor scanner tersebut akan memastikan jika CCD tersebut telah mengambil gambar dengan jelas dengan cara pengecekan kegelapan dari pixel rata-rata. Jika gambar terlalu gelap atau terlalu terang maka mesin tersebut akan menolak dan Anda harus melakukan scanning kembali beberapa saat setelahnya.

Jika dari proses scanning tersebut gambar yang didapatkan jelas, processor akan memperhatikan pola dari sidik jari yang didapatkan baik secara melintang ataupun vertikal. Nantinya jika gambar yang didapat tersebut sudah memenuhi syarat maka gambar yang diperoleh tersebut akan dibandingkan dengan gambar sidik jari yang ada di database dari mesin absensi tersebut. Dari proses tersebut, Anda bisa mengetahui cara kerja mesin untuk absensi yang menggunakan sidik jari. Untuk memilih mesin yang tepat untuk absensi menggunakan sidik jari, ada beberapa hal yang bisa Anda pertimbangkan, yaitu:

  • Fungsi dan fiturnya. Ada jenis mesin yang hanya digunakan untuk absensi dan ada juga yang dilengkapi dengan fitur yang memungkinkan untuk membuka pintu atau akses ke ruangan tertentu.
  • Komponen yang dipergunakan oleh mesin tersebut.
  • Harga dari mesin untuk absensi fingerprint.
  • Penggunaannya mudah atau tidak.
Tips dan Trik

5 Alasan Mengapa CCTV Wajib Dipasang di Tempat Kerja

Luasnya gedung tempat kerja atau kantor, membuat petugas keamanan kesulitan dalam mengawasai setiap sudut gedung. Dengan adanya kamera pengawas yang ditempatkan di tempat kerja mampu membantu mengawasi beberapa hal yang luput dari pengawasan. Tentu saja hal ini akan menunjang sistem pengawasan area kerja. Selain itu, masih banyak lagi keuntungan yang akan didapatkan dengan terpasangnya CCTV, seperti ulasan di bawah ini.

5 Alasan Mengapa CCTV Wajib Dipasang di Tempat Kerja

Mencegah Kriminalitas

Sebelum melakukan tindak kejahatan, para pelaku kriminal biasanya melakukan observasi pada target lokasi terlebih dahulu. Namun, dengan adanya CCTV, membuat para pelaku kejahatan akan berpikir dua kali jika ingin muncuri harta dan aset miliki perusahaan. Pasalnya, kamera pengawas akan merekam gerak-gerik mencurigakan dari pelaku kejahatan sebelum mereka menjalankan aksinya. Petugas keamanan dapat melihat ulang rekaman yang ditampilkan pada layar dan bisa jadi mereka bisa melakukan tindakan pencegahan dengan mengamankan para pelaku sebelum aksi kejahatan mereka terjadi. Dengan demikian, tindak kejahatan bisa dicegah dan aset perusahaan pun terselamatkan.

Memantau Kegiatan Di Area Kerja

CCTV bisa mencakup area kerja luas, baik itu area kerja yang kurang ditempati karyawan, maupun area kerja yang banyak ditempati oleh orang, seperti mall, ruangan kantor dengan puluhan pegawai. Di dalam area tempat kerja yang luas, membuat petugas keamanan sulit mengawasi ruangan secara keseluruhan. Oleh sebab itu diperlukan kamera pengawas untuk mengawasi jalannya kegiatan yang tidak sampai terpantau oleh pihak keamanan. Tak hanya itu, kamera pengawas juga memungkinkan  petugas keamanan mengawasi keadaan melalui monitor-monitor di masing-masing area berbeda dalam waktu yang bersamaan.

Mengawasi Kinerja Pegawai

Tak hanya mengawasi kegiatan orang yang hilir-mudik, kamera pengawasi juga dapat memantau kegiatan para pegawai selama bekerja. Bahkan kinerja pegawai bisa meningkat seiring dengan adanya CCTV yang mengawasi setiap kegiatan yang mereka kerjakan karena merasa sedang diawasi. Selain itu, seiring dengan adanya pengawasan melalui kamera, para pegawai juga tidak akan sembarangan bersantai maupun keluar masuk area kerja. Dengan demikian, atasan pun juga dapat memantau serta mengevaluasi kinerja mereka melalui rekaman yang dihasilkan kamera pengawas.

Menyediakan Bukti Jika Terjadi Kejahatan

Lewat bantuan CCTV, rekaman yang dihasilkan kamera pengawas tersebut bisa jadi alat bukti yang mendukung atau melawan, bilamana perusahaan ditempatkan dalam posisi sulit, misalnya dalam tindak kejahatan. Alat bukti tersebut berupa hasil rekaman kamera pengawas yang menunjukkan kegiatan yang berhubungan dengan alibi pelaku tindak kejahatan. Selain itu, hasil rekaman tersebut juga jadi bahan pertimbangan untuk petugas penegak hukum untuk memproses suatu laporan jika terjadi tindak kejahatan.

Melindungi Aset Perusahaan Dari Kerugian

Setiap perusahaan pasti memiliki aset penting, baik berupa fisik maupun non-fisik. Dengan adanya CCTV, aset penting tersebut bisa terlindungi dari kejadian yang tidak diinginkan. Misalnya saja barang antic yang sangat berharga yang membutuhkan perlindungan tingkat tinggi di museum. Tentu saja barang berharga tersebut harus dipasangi CCTV serta sistem keamanan yang canggih agar terhindar dari tindak pencurian atau orang-orang yang ingin mendekatinya.