Gambaran Kerja Tertib Pengadaan Sampai Pendistribusian Alat – Alat Kantor

Peralatan kantor sekarang ini semakin banyak jenis, model dan bahannya dengan harga yang bervariasi. Pengadaan alat-alat kantor sangatlah penting demi kelancaran aktivitas administasi atau ketatausahaan. Selain itu pengadaan alat kantor harus diikuti pula dengan pengelolaan yang baik agar alat-alat bisa digunakan dalam jangka waktu yang panjang.

Jenis-Jenis Peralatan Kantor

Ada banyak jenis peralatan kantor, seperti peralatan eletronik, alat-alat tulis, perabotan kantor dan alat kearsipan. Jika dibedakan berdasarkan waktu penggunaanya, alat-alat kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

  1. Peralatan kantor yang habis pakai, yaitu peralatan yang hanya bisa dipakai satu kali dan tidak bisa bertahan lama. Contohnya: kertas, amplop, tinta, karbon dll.
  2. Peralatan kantor yang tidak habis pakai, yaitu peralatan yang bisa dipakai berulang kali dan tahan lama. Contohnya: gunting, penggaris, whiteboard, lemari dsb.

Proses Pengeloaan Peralatan Kantor

Proses pengelolaan peralatan kantor dimulai dari tahap perencanaan pengadaan. Kegiatan merencanakan peralatan apa saja yang harus dipenuhi, harus mempertimbangkan beberapa hal. Misalnya: mempertimbangkan jumlah peralatan yang harus disediakan, apa tipenya dan apa merknya. Untuk mempermudah tahap perencanaan bisa dibuat daftar tabel alat-alat yang dibutuhkan.

Pengadaan peralatan kantor tidak selalu harus dengan membeli. Ada beberapa alternatif lain yang bisa coba dilakukan. Seperti: membuat sendiri, meminjam, menyewa atau kerjasama dengan sponsorship. Semuanya dipilih sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan kantor.

Waktu pengadaannya bisa dibuat berkala. Tujuannya agar lebih mudah melakukan pendataan. Misalnya belanja rutin perbulan, perminggu. Pembelanjaan alat-alat berkala biasanya untuk peralatan yang mudah habis dalam jangka waktu tertentu, seperti: ballpoint, kertas, tinta dsb.

Selain itu, ada juga pengadaan yang sifatnya insidentil jika ada kebutuhan yang mendesak karena alat yang dibutuhkan habis atau rusak.

Baca Juga : ALAT-ALAT KANTOR YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEGIATAN PENGARSIPAN

Setelah proses pengadaan terpenuhi, perlu dilakukan pengecekan ulang apa saja yang sudah terpenuhi. Jika sudah semuanya terpenuhi baru kemudian disalurkan ke bagian-bagian yang membutuhkan.

Setelah dibagian, yang tidak kalah penting adalah tempat penyimpanan peralatan harus sesuai dengan karakter masing-masing alat. Hal tersebut perlu dilakukan agar kondisi peralatan tetap terjaga dengan baik. Misalnya: kertas bisa disimpan dilemari penyimpanan yang tidak lembab.

Sebelum peralatan dibagikan ada baiknya diberi label berdasarkan jenisnya. Hal tersebut dilakukan agar lebih mudah mengelola, memantau dan melakukan perawatan. Umumnya label yang digunakan menggunakan kode berupa inisial atau logo kantor atau nomor urut atau waktu pengadaan.

Saat peralatan dibagikan kepada bagian yang membutuhkan, catat di dalam daftar apa saja yang sudah terpenuhi, apa saja alat yang keluar dan jangan lupa catatat nama penanggung jawab, yang mengambil dan orang yang mengeluarkan barang.

Hal-hal yang dilakukan di atas adalah bagian dari tertib administrasi dan bentuk penanggungjawab tugas pihak pengadaan alat dan pihak yang menggunakan alat-alat kantor.

Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *