Ini Pentingnya Lemari Arsip untuk Sebuah Perusahaan

Ini Pentingnya Lemari Arsip untuk Sebuah Perusahaan

Dalam suatu perusahaan berbagai jenis dokumen hampir setiap hari bertambah. Hal ini karena setiap hari setidaknya ada proses transaksi yang harus di rekap dalam bentuk laporan file maupun print out. Untuk dokumen print out yang penting, tentu tidak bisa kita letakkan sembarangan dalam kardus atau laci meja. Perusahaan setidaknya harus memiliki lemari yang sering dinamakan cupboard atau lemari arsip sebagai tempat penyimpanan dokumen penting.

 Ini Pentingnya Lemari Arsip untuk Sebuah Perusahaan

Di pasaran, lemari jenis ini bisa kita ditemukan dengan mudah dengan berbagai pilihan bahan material. Mulai dari yang berbahan kayu maupun yang berbahan logam. Dari segi material, lemari dari bahan logam lebih dianjurkan untuk digunakan oleh sebuah perusahaan. Karena bahan logam dinilai lebih aman untuk penyimpanan dokumen agar terhindar dari jamur ataupun rayap. Selain itu juga lebih kokoh digunakan dalam jangka waktu lama. Berbeda dengan yang berbahan kayu. Dimana tingkat keamanannya lebih rendah karena ada resiko dokumen berjamur, dimakan rayap, hingga resiko dokumen rusak jika terjadi kebakaran. Melihat kelebihan pada lemari berbahan logam, tak heran jika harganya lebih mahal dibandingkan dengan yang berbahan material kayu.

Lemari arsip menjadi peralatan kantor yang harus dimiliki oleh sebuah perusahaan. Fungsinya sebagai penyimpanan dokumen-dokumen penting akan memberikan manfaat sebagai berikut:

  • Dokumen bisa tertata rapi.

Adanya lemari khusus untuk penyimpanan dokumen akan sangat membantu karyawan. Dokumen-dokumen penting yang dimiliki bisa disimpan dengan rapi dan tidak tercecer di berbagai tempat yang tidak seharusnya. Sehingga tempat kerja lebih ringkas karena dokumen diletakkan di tempat yang semestinya.

  • Usia dokumen lebih awet.

Karena disimpan dalam lemari khusus, dokumen menjadi lebih awet karena tidak mudah kotor dan rusak akibat debu maupun resiko berjamur di ruangan yang lembab. Hal ini tentu sangat membantu jika di kemudian hari membutuhkan dokumen yang telah di arsip di tahun-tahun sebelumnya karena kondisi dokumen masih baik dan terawat.

  • Memudahkan pencarian dokumen.

Dokumen-dokumen yang disimpan dalam cupboard biasanya disusun dengan rapi menurut pengelompokan jenis dokumennya ataupun waktu transaksi dokumen. Hal ini tentu akan memudahkan pencarian jika dibutuhkan sewaktu-waktu. Dibandingkan jika menyimpan dokumen pada kardus atau tempat lainnya. Sehingga bisa dikatakan adanya lemari ini akan lebih mengefisiensi waktu.

  • Memiliki tingkat keamanan yang baik.

Lemari arsip tak hanya untuk mengamankan dokumen dari resiko terkena rayap, kotoran, jamur, atau kerusakan lainnya seperti terbakar. Lemari ini juga memiliki tingkat keamanan yang lebih baik karena bisa dikunci. Orang-orang yang bisa mengaksesnya hanyalah orang yang diberikan wewenang atau yang berkepentingan. Sehingga resiko dokumen hilang atau dicuri pihak lain juga bisa lebih diminimalisir. Sehingga memang tepat sekali untuk penyimpanan data-data perusahaan yang penting.

Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *