Jenis Surat yang Membutuhkan Kop Surat Perusahaan Atau Instansi

Jenis Surat yang Membutuhkan Kop Surat Perusahaan Atau Instansi

Bekerja sebagai tenaga administrasi di sebuah perusahaan atau instansi resmi, Anda perlu mengetahui berbagai jenis surat yang sering dibuat dan cara membuatnya. Di sebuah perusahaan distributor misalnya, akan banyak membuat surat pengantar barang untuk dibawa serta driver ketika akan mengirimkan barang dalam jumlah banyak. Lain halnya untuk instansi sekolah. Surat yang sering dibuat antara lain adalah pemberitahuan untuk wali murid maupun surat laporan untuk dinas terkait. Apapun jenis surat akan dibuat, mengetahui cara pembuatannya sangatlah penting termasuk perlu atau tidaknya kop surat untuk jenis surat tersebut.

 Jenis Surat yang Membutuhkan Kop Surat Perusahaan Atau Instansi

Kop atau kepala surat merupakan sebuah penanda surat yang memiliki beberapa informasi mengenai perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Berikut ini adalah beberapa informasi yang bisa terdapat dalam kepala surat baik dari perusahaan ataupun instansi resmi:

  • Nama perusahaan atau instansi.
  • Alamat perusahaan atau instansi.
  • Nomor ijin resmi atau NPWP.
  • Nomor kontak atau telepon.
  • Email atau website.
  • Logo perusahaan atau instansi.

Dari sebuah kertas yang memiliki kop di bagian atasnya, Anda bisa memiliki berbagai informasi yang diperlukan mengenai perusahaan tersebut. Karenanya kertas dengan kop surat umumnya tidak digunakan dengan bebas oleh tenaga administrasi dan bisa jadi hanya diberikan pada administrasi senior untuk mengatur penggunaannya. Jika Anda diminta untuk membuat surat untuk pihak luar dan belum faham mengenai jenis surat apa yang memerlukan kop di dalamnya, berikut ini ada beberapa contoh surat resmi yang sebaiknya ditulis di kertas lengkap dengan kop hingga stempel.

  • Undangan pada pihak luar.

Membuat undangan resmi selayaknya menggunakan kertas berkop dengan stempel dan tanda tangan. Hal ini akan menghindari bentuk penipuan yang mengatasnamakan perusahaan atau instansi. Namun jika undangan ditunjukkan untuk intern perusahaan, maka tak perlu menggunakan kop.

  • Laporan pada pihak luar terkait.

Misalnya Anda bekerja pada perusahaan produsen obat dan harus memberikan laporan penjualan pada Balai Pom maka wajib menggunakan kop dan stempel asli. Contoh lain adalah laporan pajak pada Dirjen pajak. 

  • Surat keterangan untuk pihak lain.

Contoh dari surat keterangan yang memerlukan kop adalah surat penjualan untuk customer atau surat keterangan retur untuk produsen. Surat keterangan sakit dari instansi kesehatan juga menggunakan kop jika diperuntukkan untuk pasien dari lingkungan luar rumah sakit.

Ciri pasti dimana sebuah surat memerlukan kop surat adalah bahwa surat tersebut bersifat resmi dan ditunjukkan pada perusahaan, instansi atau dinas yang sama sekali tidak memiliki hubungan internal dengan perusahaan atau instansi tempat Anda bekerja. Jangan lupa untuk membubuhkan stempel di bagian akhir surat serta menggunakan amplop surat resmi yang juga memiliki kop sama dengan yang ada di kertas isi.

Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *