Kiat Pilih Peralatan Kantor yang Tepat untuk Menghancurkan Dokumen

Agar aktivitas di kantor bisa diselesaikan dengan baik dan benar, maka dibutuhkan peralatan kantor dan juga perlengkapannya. Salah satu alat kantor yang banyak dimiliki di perusahaan adalah alat penghancur kertas atau shredder. Sesuai dengan namanya, mesin penghancur dokumen ini dipergunakan untuk menghancurkan dokumen yang sudah tidak dipergunakan sehingga bisa membantu untuk mengurangi tumpukan berkas yang tak terpakai kembali dan lemari penyimpanan dokumen bisa lebih lowong.

Mesin yang juga berfungsi agar dokumen penting tidak dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung jawab ini. Shredder ini pada dasarnya jika dilihat dari bentuk dokumen yang di hancurkan menggunakan mesin ini, dibagi menjadi 2, diantaranya adalah:

  • Penghancur kertas atau paper shredder untuk menghancurkan dokumen yang berupa kertas.
  • Penghancur microfilm atau microfilm shredder yang berfungsi untuk menghancurkan dokumen hingga ke bentuk microfilm.

Untuk memilih peralatan kantor yang bernama shredder ini, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan. Pertama adalah pertimbangkan mengenai berapa jumlah kertas yang akan di hancurkan dalam sekali penghancuran. Masing-masing shredder memiliki fitur tersendiri dan salah satunya adalah kapasitas atau kemampuan mesin dalam menghancurkan kertas. Jumlah kapasitas tersebut tentunya juga akan mempengaruhi harga dari mesin penghancur dokumen tersebut.

Kedua adalah hasil potongannya. Hasil dari potongan penghancuran kertas akan mempengaruhi kerahasiaan dari dokumen yang di hancurkan tersebut. Ada 3 jenis potongan mesin penghancur dokumen yang bisa Anda pilih, yaitu:

  • Micro cut yang memungkinkan hasil potongan hingga ke ukuran yang sangat kecil atau sekitar seukuran dari sepertiga batang korek api sehingga cocok untuk Anda yang ingin menjaga kerahasiaan dari dokumen tersebut.
  • Strip cut yang menghasilkan hasil potongan dengan bentuk potongan lurus yang memanjang seperti pita rambut atau pita kado.
  • Cross cut yang memiliki jenis potongan berbentuk potongan yang lurus yang mirip dengan korek api. Jenis mesin pemotong dokumen ini adalah jenis dokumen yang paling banyak dipergunakan namun kerahasiaan dokumen tersebut tidak bisa terjamin dengan baik seperti mesin penghancur dokumen dengan micro cut.

Kiat lainnya untuk memilih peralatan kantor yang berfungsi untuk menghancurkan dokumen adalah:

  • Perhatikan kualitasnya. Shredder ada yang dibuat di Asia seperti Jepang dan China dan ada yang dibuat oleh Eropa. Jika shredder dari Jepang memiliki ketahanan mesin yang lebih awet atau lebih lama dengan gerak paper shredder yang lebih rapat namun buatan Eropa lebih tenang atau tidak berisik.
  • Pertimbangkan volume bak penampung dokumen yang di hancurkan dan umumnya adalah 7-300 liter bahkan ada yang lebih dari itu.
  • Apa saja yang bisa di hancurkan. Ada beberapa jenis shredder yang bahkan bisa digunakan untuk menghancurkan paperclip.
  • Pilih yang auto atau yang manual.
  • Jangan lupa pilih dari penjual terpercaya, bergaransi serta memiliki service center yang mudah ditemukan.
Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *