Macam-macam Alat Kantor untuk Menangani Pengarsipan Dokumen

Ada berbagai macam peralatan yang ada di kantor. Jika dirinci satu persatu mungkin jumlahnya mencapai ratusan. Masing-masing peralatan tentu memiliki fungsinya tersendiri. Di antara banyak jenis peralatan kantor, ada beberapa yang memiliki fungsi untuk menangani pengarsipan dokumen. Peralatan kearsipan merupakan sarana atau alat yang digunakan untuk mengarsipkan (menangani dan menyimpan) berkas atau dokumen di kantor. Peralatan kearsipan harus terbuat dari bahan yang kokoh sehingga dapat menyimpan berkas dengan baik meski disimpan dalam waktu yang lama. Berikut ini adalah beberapa jenis alat kantor yang diperlukan untuk menangani pengarsipan dokumen:

  • Map.

Sebelum dimasukkan ke dalam rak atau lemari arsip, dokumen harus disimpan dulu di dalam map. Map merupakan lipatan yang terbuat dari karton, plastik maupun bahan lain yang fungsinya adalah untuk menyimpan dokumen. Ada berbagai jenis map yang digunakan di perkantoran, mulai dari stopmap kertas, stopmap plastik, map snellhecter, hanging folder, folder, ordner dan masih banyak lagi. Berbagai jenis map yang ada dapat menyesuaikan kebutuhan dan kapasitas file yang akan disematkan.

Baca Juga: ALAT KANTOR JENIS ABSENSI FINGER PRINT DAN KEUNGGULANNYA

  • Lemari dan rak arsip.

Lemari arsip merupakan sejenis lemari yang biasanya terbuat dari bahan kayu atau metal dengan sebagai tempat menyimpan berbagai macam arsip maupun alat kantor lainnya. Lemari arsip biasanya memiliki sepasang kaca tembus pandang untuk memudahkan orang melihat isi di dalamnya. Biasanya sebelum disimpan di dalam lemari atau rak arsip, file disimpan terlebih dahulu di dalam ordner atau box file (semacam kotak penyimpanan) lalu diletakkan secara lateral (berdiri menyamping) dengan bagian keterangan pada ordner atau box file dapat terlihat.

  • Filling cabinet dan rotary filling.

Filling cabinet juga merupakan sejenis lemari arsip hanya saja terdiri dari beberapa laci tertutup. Setiap laci pada filling cabinet dapat menyimpan sekurang-kurangnya 5000 lembar dokumen arsip. Sebelum disimpan ke dalam filling cabinet, dokumen disimpan terlebih dahulu di dalam hanging folder (map gantung) atau bisa juga ordner. Sedangkan rotary filling merupakan wadah penyimpanan arsip yang berputar, rotary filling hanya dapat digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah lebih dulu dimasukkan ke dalam ordner. Baik filling cabinet maupun rotary filling berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif (masih sering digunakan).

  • Stapler, clip, perforator dan numerator.

Tak hanya perlengkapan kantor yang besar-besar saja yang harus dimiliki untuk penanganan arsip dokumen, beberapa alat kantor yang berukuran kecil juga wajib dimiliki untuk menangani pengarsipan dokumen. Alat-alat tersebut di antaranya adalah stapler atau biasa disebut dengan jepretan/ceklok, paper dan binder clip, perforator atau alat untuk melubangi kertas hingga numerator atau biasa disebut dengan stempel angka. Tanpa alat-alat kecil ini, kegiatan pengarsipan juga akan terhambat.

 

Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *