Mengulas Tentang Peran Kop Surat dalam Bisnis

Untuk memberitahukan sesuatu biasanya diberitahukan melalui surat. Ada surat resmi dan ada juga surat tidak resmi. Surat resmi biasanya ditandai dengan adanya kop surat atau yang disebut juga dengan kepala surat. Kepala surat merupakan suatu identitas dari instansi atau perusahaan sehingga penerima surat sehingga nantinya penerima surat dapat mengetahui asal dari surat tersebut.

Bagian surat yang berada di posisi paling atas ini memiliki peran atau fungsi atau manfaat bagi suatu instansi ataupun bisnis. Pertama adalah sebagai tanda pengenal. Saat surat tersebut dikirimkan ke suatu pihak, tidak jarang pihak yang menerima surat tersebut akan mempertanyakan dari siapa atau dari mana surat tersebut. Dengan adanya kepala surat tersebut, penerima surat bisa tahu secara pasti asal surat dan lebih yakin karena sumber surat terpercaya. Bahkan tidak jarang perusahaan juga mencetak kop tersebut di amplop dan beberapa mencetaknya secara eksklusif misalnya dengan teknik embos atau diberi lapisan khusus, sehingga terlihat eksklusif.

Kedua adalah untuk informasi perusahaan. Kop surat berisi mengenai informasi penting dari surat tersebut sehingga memberikan kemudahan bagi penerima surat untuk tahu informasi seperti alamat dari perusahaan atau tempat bisnis, nomor telepon. Dalam kepala surat, biasanya terdapat nama perusahaan atau instansi asal, logo dari lembaga tersebut, alamat, faximiles, nomor telepon, serta email.

Ketiga adalah untuk sarana promosi. Secara tidak langsung, kepala surat yang ada di surat tersebut bisa dijadikan sebagai media untuk promosi karena memperkenalkan perusahaan. Dengan melihat kop untuk surat membuat penerima surat tersebut menjadi tahu dan ingat sehingga jika butuh sesuatu misalnya yang berkaitan dengan perusahaan Anda, maka penerima surat bisa langsung ingat dan menghubungi Anda. Untuk membuat kepala surat mudah diingat dan dimengerti, maka pembuatannya tidak jarang dibuat dengan design yang lebih dinamis, menggunakan komposisi bentuk serta warna yang enak untuk dilihat serta tata letak yang tidak kaku. Walaupun umumnya kertas yang dipergunakan adalah kertas putih HVS/folio biasa, namun beberapa perusahaan menggunakan jenis kertas khusus yang memiliki warna atau tekstur yang khas.

Baca Juga: CARI TAHU CARA MEMBUAT KOP SURAT YANG JELAS DAN MENARIK

Keempat adalah untuk sarana branding. Branding bertujuan agar bisa diingat konsumen dengan mudah. Untuk menulis kop surat dengan tepat, terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam pembuatan kepala surat tersebut, yaitu:

  • Harus menyertakan logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, kotak surat serta faximili.
  • Penulisan nama institusi harus dalam huruf besar atau kapital.
  • Logo berada di kiri pada kepala surat.
  • Setelah itu tuliskan dengan huruf kapital di awal kata untuk alamat, fax, telepon serta email.
  • Kata sambung yang ada dituliskan dengan huruf kecil misalnya ‘dan’.
  • Tidak menyingkat kata.
  • Hindari untuk menggunakan P.O Box untuk alamat perusahaan.
  • Gunakan titik dua jika ada nomor misalnya untuk nomor telepon.

 

Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *