Pengertian dan Fungsi Kotak folder

Pengertian dan Fungsi Kotak folder

Anda sebagai orang kantor atau tenaga perkantoran tentunya sudah tidak asing stopmap, namun banyak yang masih awam dengan istilah nama kotak folder. Kata terebut memiliki arti yang sama, bahkan banyak yang menyebutnya hanya dengan istilah “Map”. Pengertian dari istiliah tersebut  ialah suatu alat atau kertas sebaga i tempat yang berfungsi untuk menyimpan atau menaruh dokumen.

Pengertian dan Fungsi Kotak folder

Kotak folder sangat membantu untuk menyimpan sebuah dokumen penting agar tidak rusak atau bahkan bisa hilang karena sifatnya hanya sebuah kertas. Akan tetapi sebuah dokumen atau kertas tersebut yang bersisi data atau sebuah surat keterang dari atasan tentunya akan sangat dibutuhkan dan perlu untuk disimpan dengan rapi.

Tempat menyimapn dokumen ini memang tidak bukan suatu barang mewah atau yang sangat mahal harganya meski fungsi sangat penting dan bermanfaat. Dilihat dari fisik nya hanya sebuah kertas atau berbahan plastik, yang menggunakan kertas biasanya memakai bahan kertas manila sedangkan untuk yang berbahan palstik lebih terlihat rapi dan kuat.

Untuk desain dari tempat penyimpanan dokumen tersebut tidak ada ciri khusus tau ada aturan tentang pemilihan warna, itu hanya tergantung dari perorangan dan kantor yang terkait agar lebih match saja. Biasa perkantoran menggunakan warna identitas kantor atau lembaga agar lebih serasi dan sedap untuk dipandang.

Agar lebih mudah untuk mngingat terkait dokumen yang  tersimpan diberi identitas atau nama dari dokumen tersebut di bagian luar stopmap, namun jika tulisan tersebut dirasa kurang rapi anda bisa mengggunakan stiker atau sebuah catatan kecil yang anda ketik di micrsoft word dan diprint kemudia bisa anda rekatkan di stopmap dan itu akan lebih mudah dan rapi untuk dilihat serta mudah jika anda mencarinya tentunya semakin teroganisir letak dan posisinya.

Berbagai Jenis tempat penyimpanan dokumen serta fungsinya:

  1. Stopmap folio salah satu jenis map map dengan menggunkan daun penutup pada setiap sisinya. Untuk bagian daun penutup ini berfungsi sebagai menyokong surat atau dokumen yang berada di dalamnya supaya tidak jatuh.
  2. Map snelhecter, jenis map akan tetapi didalam map tersebut ada penjepit pada bagian tengah. Berbeda dengan stopmap biasa Map ini tidak memiliki daun penutup.
  3. Kotak folder, Jenis map yang tidak memiliki dengan daun penutup. Hanya sebuah lipatan kertas dan juga ada yang terbuat dengan berbahan plastik.
  4. Hanging kotak folder, jenis  yang satu ini dilengkapi dengan besi penggantung dipasang disisi gawang yang berada di filing cabinet. Selain itu juga sudah dilengkapi dengan tab yang berfungsi untuk menuliskan kode untuk jenis dokumen anda.
  5. Ordner salah jenis map besar memiliki ukuran dibagian belakang sekitaran 5 cm dan di dalamnya terdapat penjepit. Ketika anda akan menyimpan dokumen di map ini harus melubangi dulu agar  bisa masuk dpenjepitnya.

Semoga dengan penjelasan kotak folder tersebut menambah pengetahuan tentang pengelolaan arsip dan semoga dokumen anda tertata rapi.

Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *