Tag Archives: Alat-Alat Kantor

Kerajinan Tangan dari Koran Bekas

Dalam kegiatan perkantoran, ada yang disebut sebagai alat-alat kantor. Alat-alat kantor inilah yang berperan dalam melancarkan serta melaksanakan aneka pekerjaan dalam kantor. Alat-alat kantor ini dapat berupa alat tulis, serta mesin kantor dan lain sebagainya. Dalam mesin kantor, terdapat berbagai macamnya yang dapat digunakan. Berikut ini adalah contoh macam – macam mesin kantor beserta penjelasan fungsinya :

  • Mesin fotocopy

Mesin fotocopy adalah salah satu mesin kantor yang berperan sebagai mesin penggandaan. Mesin ini merupakan suatu alat penggandaan yang cukup praktis untuk digunakan. Mesin pengganda jenis ini dapat siap digunakan setiap saat ketika diperlukan untuk menggandakan dokumen. Selain itu, dokumen atau warkat juga dapat dengan mudah digandakan dalam jumlah yang diinginkan dalam waktu yang relatif singkat sesuai kebutuhan, dan tanpa merusak bahan aslinya.

  • Mesin tik

Mesin tik adalah salah satu mesin kantor yang berguna untuk menuliskan kata atau surat pada lembaran – lembaran dengan cara di ketik. Pada kantor – kantor, mesin tik yang dapat digunakan diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yakni :

Baca Juga : PERABOT KANTOR : MEJA KANTOR YANG TEPAT

  1. Berdasarkan gandaran : mesin tik berdasarkan gandaran dibedakan jadi dua, yakni mesik tik menggunakan kait (gandaran) dan mesin tik tidak menggunakan gandaran.
  2. Berdasarkan pencetak huruf : dibagi dalam tiga kelompok, yakni mesin tik batang huruf, bola huruf dan roda huruf
  3. Berdasarkan susunan tuts mesin tik dibagi jadi dua yakni mesin tik ideal dan universal.
  4. Berdasarkan tenaga penggerak : dibagi dalam dua jenis yakni mesin tik manual dan mesin tik elektris
  5. Berdasarkan ukuran bodi : dibagi dalam dua jenis yakni mesin tik ukuran standart, semi standart dan portabel
  6. Berdasarkan ukuran huruf : terdapat tiga jenis yaitu mesin tik pica, elite, micro dan PS (Proportional Spacing)
  • Mesin Komputer

Mesin komputer dapat dikatakan sebagai mesin kantor yang serbaguna. Alat-alat kantor yang wajib ada. Mesin komputer bekerja dengan menggunakan tenaga listrik dengan kemampuan pengeloaan data yang luas dan beragam. Selain itu, selain bisa mengolah data mesin komputer juga dapat digunakan dalam menyimpan data dengan kapasitas yang sangat besar.

  • Mesin scanner

Mesin scanner juga termasuk sejenis mesin pengganda yang dapat menyalin ulang kembali berbagai proses, kondisi atau keadaan fisik suatu lembaran atau kertas melalui pembuatan master sheet dengan cara merekam. Mesin scanner bekerja seperti mesin fotocopy yang dapat menyalin suatu dokumen. Bedanya, pada hasil copy dari mesin scanner, bukan berada di bawah melainkan disamping dokumen aslinya.

  • Mesin faksimile

Mesin faksimile disebut juga sebagai mesin telecopier yang dapat bekerja untuk memindahkan data dari satu komputer dan langsung mencetaknya di berbagai tempat baik dekat atau jauh, bahkan sampai ke lintas negara. Mesin faksimile disebut juga sebagai copying machine karena mampu mengirim informasi atau dokumen di berbagai tempat dalam waktu relatif singkat

Berbagai Alat-alat Kantor yang Anda Butuhkan

Berbagai Alat-alat Kantor yang Anda Butuhkan – Dalam menjalankan berbagai urusan yang berhubungan dengan administrasi, kesekretariatan dan pengelolaan usaha, sebuah kantor pasti membutuhkan berbagai perlengkapan dan peralatan kantor. Hal ini dimaksudkan agar semua urusan perusahaan berjalan lancar tanpa halangan. Bayangkan, jika kantor tidak memiliki itu semua. Sudah dipastikan akan kacau dan tidak terstruktur.

Peralatan kantor adalah berbagai barang yang bisa digunakan dalam jangka waktu lama dan diletakkan di area khusus untuk menunjang jalannya perusahaan. Setiap perusahaan memiliki peralatan yang berbeda tergantung jenis usaha yang dikelolanya. Namun pada umumnya, ada beberapa peralatan kantor yang memang harus dimiliki perusahaan.

Berikut ini ada sedikit ulasan mengenai berbagai alat-alat kantor yang anda butuhkan secara umum. Apa saja?

  • Meja kantor

Meja kantor adalah salah satu perabotan (furniture) yang didesain khusus untuk peralatan kantor. Biasanya, pada kantor akan terdapat beberapa laci yang digunakan untuk menyimpan berbagai macam arsip, alat tulis dan perlengkapan kantor penting lainnya. Selain meja kantor, perusahaan juga perlu mengadakan meja tamu untuk menemui klien dan nasabah.

  • Kursi kantor

Kursi ini dirancang khusus untuk perkantoran. Didesain sedemikian rupa sehingga mampu memberikan kenyamanan bagi penggunanya.

  • Lemari arsip

Jika karyawan ingin menyimpan arsip kantor seperti surat penting, surat masuk dan surat keluar, nota, kwitansi, dan berbagai dokumen lainnya, maka perusahaan memerlukan lemari arsip. Dengan adanya lemari arsip, berbagai data perusahaan akan tersimpan rapi dan aman.

  • Rak arsip

Memiliki fungsi yang sama dengan lemari arsip, perbedaan mencolok adalah jika lemari arsip memiliki pintu sementara rak arsip tidak memiliki pintu. Rak arsip digunakan untuk menyimpan arsip yang disusun secara menyamping.

Baca Juga : PERABOT KANTOR YANG ANDA BUTUHKAN

  • Box file

Fungsi kotak arsip adalah untuk menjaga kerapihan meja kerja agar dokumen-dokumen penting tidak berantakan. Terbuat dari bahan plastic, multiplex, kardus atau alumunium, biasanya memiliki beragam warna untuk mempermudah pencarian arsip di dalamnya.

  • Komputer

Komputer sangat penting bagi perusahaan. Komputer dapat digunakan untuk mengetik, mengolah data, pengarsipan, membuat desain dan sebagai sarana promosi.

  • Printer, scanner dan mesin fotocopy

Fungsi printer adalah untuk mencetak berbagai dokumen atau hasil pekerjaan yang dibuat dengan komputer. Adapun scanner adalah sebuah alat yang digunakan untuk mengubah dokumen fisik ke dalam data komputer. Lantas, mesin fotocopy adalah mesin yang berfungsi untuk menduplikasikan dokumen dan gambar visual.

Pada jaman serba canggih seperti sekarang ini, perusahaan tidak usah membeli printer, scanner dan mesin fotocopy secara terpisah sebab banyak merk elektronik yang sudah mengaplikasikan ketiganya hanya dalam satu alat saja. Namun untuk kebutuhan yang banyak, disarankan agar membeli mesin fotocopy terpisah karena ditakutkan alat 3 in 1 tersebut akan cepat rusak.

Gambaran Kerja Tertib Pengadaan Sampai Pendistribusian Alat – Alat Kantor

Peralatan kantor sekarang ini semakin banyak jenis, model dan bahannya dengan harga yang bervariasi. Pengadaan alat-alat kantor sangatlah penting demi kelancaran aktivitas administasi atau ketatausahaan. Selain itu pengadaan alat kantor harus diikuti pula dengan pengelolaan yang baik agar alat-alat bisa digunakan dalam jangka waktu yang panjang.

Jenis-Jenis Peralatan Kantor

Ada banyak jenis peralatan kantor, seperti peralatan eletronik, alat-alat tulis, perabotan kantor dan alat kearsipan. Jika dibedakan berdasarkan waktu penggunaanya, alat-alat kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:

  1. Peralatan kantor yang habis pakai, yaitu peralatan yang hanya bisa dipakai satu kali dan tidak bisa bertahan lama. Contohnya: kertas, amplop, tinta, karbon dll.
  2. Peralatan kantor yang tidak habis pakai, yaitu peralatan yang bisa dipakai berulang kali dan tahan lama. Contohnya: gunting, penggaris, whiteboard, lemari dsb.

Proses Pengeloaan Peralatan Kantor

Proses pengelolaan peralatan kantor dimulai dari tahap perencanaan pengadaan. Kegiatan merencanakan peralatan apa saja yang harus dipenuhi, harus mempertimbangkan beberapa hal. Misalnya: mempertimbangkan jumlah peralatan yang harus disediakan, apa tipenya dan apa merknya. Untuk mempermudah tahap perencanaan bisa dibuat daftar tabel alat-alat yang dibutuhkan.

Pengadaan peralatan kantor tidak selalu harus dengan membeli. Ada beberapa alternatif lain yang bisa coba dilakukan. Seperti: membuat sendiri, meminjam, menyewa atau kerjasama dengan sponsorship. Semuanya dipilih sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan kantor.

Waktu pengadaannya bisa dibuat berkala. Tujuannya agar lebih mudah melakukan pendataan. Misalnya belanja rutin perbulan, perminggu. Pembelanjaan alat-alat berkala biasanya untuk peralatan yang mudah habis dalam jangka waktu tertentu, seperti: ballpoint, kertas, tinta dsb.

Selain itu, ada juga pengadaan yang sifatnya insidentil jika ada kebutuhan yang mendesak karena alat yang dibutuhkan habis atau rusak.

Baca Juga : ALAT-ALAT KANTOR YANG BERHUBUNGAN DENGAN KEGIATAN PENGARSIPAN

Setelah proses pengadaan terpenuhi, perlu dilakukan pengecekan ulang apa saja yang sudah terpenuhi. Jika sudah semuanya terpenuhi baru kemudian disalurkan ke bagian-bagian yang membutuhkan.

Setelah dibagian, yang tidak kalah penting adalah tempat penyimpanan peralatan harus sesuai dengan karakter masing-masing alat. Hal tersebut perlu dilakukan agar kondisi peralatan tetap terjaga dengan baik. Misalnya: kertas bisa disimpan dilemari penyimpanan yang tidak lembab.

Sebelum peralatan dibagikan ada baiknya diberi label berdasarkan jenisnya. Hal tersebut dilakukan agar lebih mudah mengelola, memantau dan melakukan perawatan. Umumnya label yang digunakan menggunakan kode berupa inisial atau logo kantor atau nomor urut atau waktu pengadaan.

Saat peralatan dibagikan kepada bagian yang membutuhkan, catat di dalam daftar apa saja yang sudah terpenuhi, apa saja alat yang keluar dan jangan lupa catatat nama penanggung jawab, yang mengambil dan orang yang mengeluarkan barang.

Hal-hal yang dilakukan di atas adalah bagian dari tertib administrasi dan bentuk penanggungjawab tugas pihak pengadaan alat dan pihak yang menggunakan alat-alat kantor.

Alat-Alat Kantor yang Berhubungan dengan Kegiatan Pengarsipan

Alat-alat kantor adalah perlengkapan kantor yang fungsinya untuk membantu menyelesaikan pekerjaan. Ada banyak jenis alat kantor, jika dispesifikasikan berdasarkan bentuknya perlengkapan kantor bisa dibagi menjadi tiga yaitu: alat eletronik, alat tulis kantor dan alat kearsipan. Kali ini kita akan membahas mengenai alat kearsipan kantor. Simak pembahasannya berikut ini:

Pengertian Alat Kearsipan Kantor

Seperti namanya alat kearsipan adalah alat-alat kantor yang berhubungan dengan penyimpanan arsip. Umumnya perlengkapan kearsipan tersedia untuk kegiatan administrasi.

Kegiatan menangani arsip dalam kegiatan kantor merupakan kegiatan yang sangat penting karena surat, dokumen bisa dibilang sebagai jantung kegiatan tata usaha. Arsip, kegiatan surat menyurat seringkali merupakansumber informasi. Jika sudah selesai diproses, surat atau arsip tersebut harus tersimpan dengan baik. Itu sebabnya mengapa disebut sebagai arsip.

Sedangkan pengertian kearsipan adalah suatu proses kerja yang dimulai dari membuat, menerima, mengumpulkan, mengatur, mengendalikan, memelihara, merawat dan menyimpan warkat berdasarkan sistem tertentu.

Baca Juga : BEBERAPA PERLENGKAPAN KANTOR YANG WAJIB DIMILIKI

Mengapa menyimpan warkat harus berdasarkan sistem tertentu? Hal tersebut untuk memudahkan pencarian arsip dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan. Apabila surat-surat dianggap tidak bernilai guna maka harus dihancurkan atau dibuang.

Dalam sebuah lembaga atau kantor, kearsipan memegang peranan penting selain sebagai sumber informasi juga kelancaran kegiatan perkantoran itu sendiri.

Macam-Macam Alat Kearsipan

Ada banyak jenis peralatan kearsipan yang membantu proses pengarsipan, diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Alat sortil, adalah peralatan yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima lalu kemudian diproses, dikirimkan dan disimpan ke dalam folder-folder.
  2. Caption, adalah nomor atau nama yang digunakan untuk memberikan identifikasi arsip atau dokumen. Tujuannya adalah untuk penyimpanan.
  3. Cardex, adalah perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks berupa laci-laci. Di dalam cardex terdapat plastic untuk menyimpan kartu index.
  4. Duplikasi, adalah salinan surat yang dibuat serupa mirip dengan yang asli.
  5. Filling Cabinet, adalah lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci.
  6. Financial Record, adalah arsip yang isinya berupa catatan-catatan mengenai berbagai hal menyangkut keuangan.
  7. Folder, adalah map berupa lipatan kertas tebal dan tidak dilengkapi penutup. Ada juga map yang bahannya terbuat dari plastic. Karena tidak memilki penutup, biasanya map dimasukkan ke dalam kotak arsip.
  8. Guide, adalah lembaran kertas karton tebal yang digunakan untuk penunjuk atau pemisah di dalam tempat penyimpanan arsip.
  9. Hanging forder, adalah forder yang memiliki besi untuk menggantungkan. Fungsunya adalah untuk dikaitkan di dalam lemari filling cabinet.
  10. Inventory record, adalah arsip atau surat-surat yang berkaitan dengan barang-barang inventaris.

Peralatan-peralatan di atas tentu ada yang akrab dengan aktivitas sehari-hari Anda. Dan semuanya alat-alat kantor tersebut akan dapat dijumpai dalam kantor, terutma dalam kegiatan kearsipan.

Mengenal Apa Manfaat dan Bagaimana Cara Penanganan Alat – Alat kantor

Peralatan kantor harus dimiliki oleh perusahaan atau instasi, karena merupakan sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor. Jika tidak ada alat-alat kantor maka tidak mungkin pekerjaan bisa beres. Misalnya seorang sekretaris melakukan kegiatan surat menyurat, mencetak dokumen, mengirim file dsb membutuhkan alat untuk menunjang pekerjaannya. Misalnya membutuhkan komputer, printer, kertas dsb.

Manfaat Perlalatan Kantor

Ada banyak manfaat peralatan kantor yang bisa dirasakan. Secara garis besar fungsi alat kantor antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Sebagai sarana penyimpanan dokumen atau arsip.
  2. Sebagai alat untuk mempercepat pekerjaan.
  3. Sebagai alat untuk meringankan pekerjaan.
  4. Membantu mempermudah pekerjaan.

Alat–alat kantor adalah alat yang digunakan untuk membantu pekerjaan selesai dengan benar dan tepat. Misalnya : kertas, printer, penjepit kertas, ballpoint dsb.

Berdasarkan waktu pemakaiannya, alat kantor bisa dibagi menjadi dua jenis yaitu sebagai berikut:

  • Alat yang habis dipakai adalah barang barang yang hanya bisa digunakan satu kali atau beberapa kali saja. Misalnya: tinta, ballpoint, amplop, kertas, penjepit kertas dan lain sbagainya.
  • Alat yang tidak habis dipakai adalah barang barang yang dapat dipakai berulang kali dan tidak akan habis. Sifatnya tahan lama, seperti: gunting, flasdick, penggaris dan lain sebagainya.

Selain itu ada juga jenis perlatan kantor berupa furniture atau mebel, misalnya: lemari, rak, meja, kursi dsb. Ada banyak jenis model furniture yang enak dan tepat digunakan untuk kebutuhan menunjang aktivitas dikantor, misalnya: berbagai jenis model lemari bisa Anda pilih, apakah lemari besi dengan beberapa laci, lemari tanpa pintu atau lemari yang ditempel didinding.

Baca Juga:TIPS DAN TRIK MENATA DESAIN INTERIOR KANTOR MINIMALIS LEBIH NYAMAN

Penanganan Peralatan Kantor

Untuk menangani masalah alat-alat kantor yang digunakan untuk satu staf atau satu divisi di kantor biasanya berdasarkan beberapa langkah, yaitu sebagai berikut:

  • Pengadaan Peralatan

Yang dimaksud dengan pengadaan peralatan adalah suatu usaha untuk memperloleh atau melengkapi peralatan sesuai dengan kebutuhan yang sudah ditentukan melalui pembelian, pembuatan oleh sendiri, penyewaan dan lain-lain.

  • Penyimpanan peralatan

Penyimpanan bertujuan menampung peralatan yang meliputi segi pencatatan pendataan barang milik kantor, maupun pendataan secara fisik yaitu penyimpanan barang-barang itu sendiri.

  • Pengeluaran

Pengeluaran barang adalah kegiatan menyalurkan barang dari unit penyediaan barang (gudang) ke bagian kepala unit berdasarkan permintaan yang sebelumnya sudah diajukan. Setiap barang yang keluar harus dicatat di buku pengeluaran barang.

  • Pemeliharaan

Selain pengadaan peralatan, yang tidak kalah penting adalah pemeliharan barang. Pemeliharaan menjaga barang awet, tidak mudah rusak sehingga masih bisa dipakai sewaktu-waktu jika diperlukan.

  • Penghapusan

Penghapusan alat-alat kantor adalah suatu aktivitas meniadakan atau menghilangkan barang yang sudah ada di dalam daftar barang yang tersedia (infentaris). Penghapusan dilakukan atas dasar aturan yang diberlakukan.

Alat-Alat Kantor yang Membantu Pengarsipan

Dalam aktivitas dan kegiatan perkantoran berhubungan dengan pengarsipan. Proses pengarsipan sangat dipenting karena selain arsip tertata rapih dengan adanya pengarsipan lebih memudahkan mencari dokumen jika suatu saat harus digunakan. Ada beberapa alat-alat kantor yang berhubungan dengan pengarsipan, diantaranya adalah sebagai berikut:

  • Lemari Filling Cabinet

Lemari yang fungsinya tepat digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen adalah jenis lemari filling cabinet. Model lemari ini terdiri dari beberapa buah laci. Setiap laci bisa menampung kurang lebih 5000  lembar arsip. Cara penyimpanan lemari ini disusun berderet ke belakang secara vertikal. Biasanya filling cabinet digunakan untuk menyimpan berkas atau arsip yang masih digunakan (aktif).

  • Map

Map adalah kertas tebal atau sampul yang digunakan untuk menyimpan lembaran-lembaran kertas. Dengan map, membantu menghindari surat-surat berceceran. Berdasarkan bahannya, map dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu:

Brief Twine adalah map yang terbuat dari karton tebal. Bagian map jenis ini terdapat penjepit yang terbuat dari logam dan bisa menampung lembaran kertas dalam jumlah yang banyak.
Snelhecter adalah map yang terbuat dari plastic atau kertas tebal. Sama seperti brief twine di dalam map ini terdapat penjepit yang terbuat dari logam.
Hanging map atau map gantung adalah map yang tidak dilengkapu penjepit. Biasanya digantung di gawang lemari filling cabinet.

  • Rotary Filling System

Alat-alat kantor berikutnya adalah rotary filling system, alat penyimpanan dokumen yang bisa digerakkan berputar. Kelebihan alat ini lebih memudahkan menyimpan, mencari dokumen dengan mudah. Rotary filling system terbuat dari bahan logam atau besi dan disimpan secara later.

Baca Juga : TIPS DAN TRIK MENATA DESAIN INTERIOR KANTOR MINIMALIS LEBIH NYAMAN

  • Mesin Foto Copy

Mesin foto copy adalah mesin mencetak dokumen dalam bentuk lembaran kertas. Sekarang sudah banyak jenis mesin foto copy yang canggih dan lengkap dengan scanner berbagai merk. Bahkan Anda sudah bisa mendapatkan mesin yang mampu mengcopi dokumen ratusan hingga ribuan dengan cepat.

  • Printer

Printer adalah alat yang digunakan untuk mencetak file yang dikirim oleh komputer. Dari segi fungsi, sekarang sudah ada printer multifungsi yang tidak hanya untuk cetak dokumen saja namun juga dilengkapi dengan mesin foto copy dan scanner.

  • Scanner

Scanner adalah alat yang digunakan untuk memindahkan dokumen menjadi bentuk file. Ada dua jenis scanner, yaitu: flat bad dan hand held. Perbedaan keduanya adalah dari cara menggunakannya.

  • Mesin Laminating

Laminating adalah alat yang digunakan untuk melapisi atau melaminasi kertas dengan plastic. Mesin ini umumnya jarang ada diperkantoran kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan. Fungsi laminasi adalah untuk melindungi kertas atau kartu rusak terkena air, sobek dsb. Biasanya arsip yang dilaminasi adalah dokumen-dokumen penting dan kartu identitas.

Demikian pembahasan mengenai alat-alat kantor yang berhubungan atau membantu proses pengarsipan. Semoga artikel ini bermanfaat!