Kepala surat atau lebih sering dikenal dengan kop surat adalah identitas lembaga ataupun perusahaan yang tertera di bagian atas sebuah surat. Kepala surat ini biasanya terdiri dari nama instansi atau lembaga, logo, alamat, email, nomor telepon, faksimile, dan sebagainya. Kepala surat bagi perusahaan banyak dipakai untuk penulisan surat resmi yang ditujukan kepada pihak lain yang mempunyai kepentingan bagi perusahaan tersebut. Bagi banyak lembaga, kepala surat menjadi satu persyaratan penting dalam membuat surat resmi yang bisa mewakili lembaga atau instansi yang mengirimi surat.

Kop surat yang digunakan sebagai identitas sebuah perusahaan seringkali dibuat dengan desain semenarik mungkin agar dapat mampu menarik perhatian penerima surat serta menunjukan identitas lembaga tersebut. Maka dari itu, banyak sekali perusahaan yang memanfaatkan kepala surat ini sebagai bentuk promosi branding perusahannya. Berikut fungsi kepala surat bagi para badan usaha.

Sebagai Tanda Pengenal

Sebagai perusahaan, pastinya perlu sebuah tanda pengenal dan tanda pengenal ini biasanya di jadikan alat dalam sebuah kop surat supaya dapat memperkuat identitasnya. Kepala surat tersebut juga tidak hanya diletakkan di bagian atas surat saja, tetapi juga ditambahkan pada amplop yang membungkus surat tersebut. Untuk semakin menambah daya tarik dan terlihat mencolok biasanya perusahaan membuat kepala surat yang memiliki warna dan desain yang unik. Bahkan dalam beberapa perusahaan kepala surat ini di desain dengan menggunakan teknik kertas timbul yang dilapisi dengan warna khusus.

Sebagai Pemberi Informasi Perusahaan

Tidak hanya sebagai tanda pengenal sebuah perusahaan, namun kop surat ini dipakai juga sebagai alat pemberi informasi pada perusahaan tersebut. Informasi ini meliputi alamat, bidang usaha, nomor telepon, nomor faksimile, email, website, dan informasi lengkap lainnya. Banyak informasi yang ditulis pada kepala surat ini agar relasi usaha yang ingin menghubungi dapat mengetahui dengan cara yang mudah.

Sebagai Sarana Promosi Perusahaan

Sebagai sarana promosi, biasanya kop surat yang dibuat di desain dengan lebih dinamis, tidak kaku, dan dengan penambahan komposisi bentuk dan warna yang menarik dilihat. Selain desainnya yang enak dilihat biasanya perusahaan akan membedakan kertas surat yang dipakai. Jenis kertas tersebut dapat dipilih berdasarkan tekstur dan warnanya.

Sebagai Sarana Branding Perusahaan

Corporate identity atau branding biasa dilakukan perusahaan untuk semakin mengenalkan produk atau jasanya agar dikenal di masyarakat luas. Banyak yang memanfaatkan kop surat ini sebagai sarana branding perusahaan. Branding ini dapat menampilkan simbol atau nama perusahaan yang dapat mencerminkan badan usaha tersebut sehingga tertanam dalam benak masyarakat. Biasanya melalui logo dan informasi lainnya badan usaha tersebut dapat lebih dikenal dan menjadi identitas tersendiri bagi masyarakat yang melihatnya.

Bekerja sebagai tenaga administrasi di sebuah perusahaan atau instansi resmi, Anda perlu mengetahui berbagai jenis surat yang sering dibuat dan cara membuatnya. Di sebuah perusahaan distributor misalnya, akan banyak membuat surat pengantar barang untuk dibawa serta driver ketika akan mengirimkan barang dalam jumlah banyak. Lain halnya untuk instansi sekolah. Surat yang sering dibuat antara lain adalah pemberitahuan untuk wali murid maupun surat laporan untuk dinas terkait. Apapun jenis surat akan dibuat, mengetahui cara pembuatannya sangatlah penting termasuk perlu atau tidaknya kop surat untuk jenis surat tersebut.

Kop atau kepala surat merupakan sebuah penanda surat yang memiliki beberapa informasi mengenai perusahaan atau instansi yang mengeluarkan surat tersebut. Berikut ini adalah beberapa informasi yang bisa terdapat dalam kepala surat baik dari perusahaan ataupun instansi resmi:

• Nama perusahaan atau instansi.
• Alamat perusahaan atau instansi.
• Nomor ijin resmi atau NPWP.
• Nomor kontak atau telepon.
• Email atau website.
• Logo perusahaan atau instansi.

Dari sebuah kertas yang memiliki kop di bagian atasnya, Anda bisa memiliki berbagai informasi yang diperlukan mengenai perusahaan tersebut. Karenanya kertas dengan kop surat umumnya tidak digunakan dengan bebas oleh tenaga administrasi dan bisa jadi hanya diberikan pada administrasi senior untuk mengatur penggunaannya. Jika Anda diminta untuk membuat surat untuk pihak luar dan belum faham mengenai jenis surat apa yang memerlukan kop di dalamnya, berikut ini ada beberapa contoh surat resmi yang sebaiknya ditulis di kertas lengkap dengan kop hingga stempel.

• Undangan pada pihak luar.

Membuat undangan resmi selayaknya menggunakan kertas berkop dengan stempel dan tanda tangan. Hal ini akan menghindari bentuk penipuan yang mengatasnamakan perusahaan atau instansi. Namun jika undangan ditunjukkan untuk intern perusahaan, maka tak perlu menggunakan kop.

• Laporan pada pihak luar terkait.

Misalnya Anda bekerja pada perusahaan produsen obat dan harus memberikan laporan penjualan pada Balai Pom maka wajib menggunakan kop dan stempel asli. Contoh lain adalah laporan pajak pada Dirjen pajak. 

• Surat keterangan untuk pihak lain.

Contoh dari surat keterangan yang memerlukan kop adalah surat penjualan untuk customer atau surat keterangan retur untuk produsen. Surat keterangan sakit dari instansi kesehatan juga menggunakan kop jika diperuntukkan untuk pasien dari lingkungan luar rumah sakit.

Ciri pasti dimana sebuah surat memerlukan kop surat adalah bahwa surat tersebut bersifat resmi dan ditunjukkan pada perusahaan, instansi atau dinas yang sama sekali tidak memiliki hubungan internal dengan perusahaan atau instansi tempat Anda bekerja. Jangan lupa untuk membubuhkan stempel di bagian akhir surat serta menggunakan amplop surat resmi yang juga memiliki kop sama dengan yang ada di kertas isi.

Untuk memberitahukan sesuatu biasanya diberitahukan melalui surat. Ada surat resmi dan ada juga surat tidak resmi. Surat resmi biasanya ditandai dengan adanya kop surat atau yang disebut juga dengan kepala surat. Kepala surat merupakan suatu identitas dari instansi atau perusahaan sehingga penerima surat sehingga nantinya penerima surat dapat mengetahui asal dari surat tersebut.

Bagian surat yang berada di posisi paling atas ini memiliki peran atau fungsi atau manfaat bagi suatu instansi ataupun bisnis. Pertama adalah sebagai tanda pengenal. Saat surat tersebut dikirimkan ke suatu pihak, tidak jarang pihak yang menerima surat tersebut akan mempertanyakan dari siapa atau dari mana surat tersebut. Dengan adanya kepala surat tersebut, penerima surat bisa tahu secara pasti asal surat dan lebih yakin karena sumber surat terpercaya. Bahkan tidak jarang perusahaan juga mencetak kop tersebut di amplop dan beberapa mencetaknya secara eksklusif misalnya dengan teknik embos atau diberi lapisan khusus, sehingga terlihat eksklusif.

Kedua adalah untuk informasi perusahaan. Kop surat berisi mengenai informasi penting dari surat tersebut sehingga memberikan kemudahan bagi penerima surat untuk tahu informasi seperti alamat dari perusahaan atau tempat bisnis, nomor telepon. Dalam kepala surat, biasanya terdapat nama perusahaan atau instansi asal, logo dari lembaga tersebut, alamat, faximiles, nomor telepon, serta email.

Ketiga adalah untuk sarana promosi. Secara tidak langsung, kepala surat yang ada di surat tersebut bisa dijadikan sebagai media untuk promosi karena memperkenalkan perusahaan. Dengan melihat kop untuk surat membuat penerima surat tersebut menjadi tahu dan ingat sehingga jika butuh sesuatu misalnya yang berkaitan dengan perusahaan Anda, maka penerima surat bisa langsung ingat dan menghubungi Anda. Untuk membuat kepala surat mudah diingat dan dimengerti, maka pembuatannya tidak jarang dibuat dengan design yang lebih dinamis, menggunakan komposisi bentuk serta warna yang enak untuk dilihat serta tata letak yang tidak kaku. Walaupun umumnya kertas yang dipergunakan adalah kertas putih HVS/folio biasa, namun beberapa perusahaan menggunakan jenis kertas khusus yang memiliki warna atau tekstur yang khas.

Baca Juga: CARI TAHU CARA MEMBUAT KOP SURAT YANG JELAS DAN MENARIK

Keempat adalah untuk sarana branding. Branding bertujuan agar bisa diingat konsumen dengan mudah. Untuk menulis kop surat dengan tepat, terdapat beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam pembuatan kepala surat tersebut, yaitu:

• Harus menyertakan logo, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, kotak surat serta faximili.
• Penulisan nama institusi harus dalam huruf besar atau kapital.
• Logo berada di kiri pada kepala surat.
• Setelah itu tuliskan dengan huruf kapital di awal kata untuk alamat, fax, telepon serta email.
• Kata sambung yang ada dituliskan dengan huruf kecil misalnya ‘dan’.
• Tidak menyingkat kata.
• Hindari untuk menggunakan P.O Box untuk alamat perusahaan.
• Gunakan titik dua jika ada nomor misalnya untuk nomor telepon.

Membuat surat resmi pastinya membutuhkan banyak sekali kata atau juga kalimat di dalamnya yang memiliki fungsi masing-masing yang memang menjadi satu bagian di dalam satu surat resmi tersebut nantinya. Salah satu bagian yang memiliki kedudukan paling penting di dalam surat resmi adalah kop surat yang dimana kedudukan bagian tersebut memang harus menjadi satu perhatian yang penting ketika Anda ingin membuat surat resmi untuk perusahaan atau juga sebuah lembaga yang akan membuat surat yang Anda buat juga bisa untuk diterima dan dibaca dengan baik sesuai dengan apa yang memang Anda tulis di dalam surat tersebut.

Setiap perusahaan pastinya memiliki satu ciri khas atau juga ketentuan di dalam membuat setiap surat resmi mereka yang mana setiap pegawainya tentu sudah mengetahui kata atau kalimat apa saja yang nantinya yang harus mereka tulis di dalam bagian surat yang penting tersebut. Karena pada dasarnya memang untuk membuat surat yang resmi tentu saja membutuhkan kalimat yang baik yang bisa untuk dibuat dengan jelas dan yang paling penting adalah dengan bahasa yang terbaik yang bisa Anda buat sesuai dengan yang dibutuhkan nantinya.

Untuk menulis surat resmi tentu saja sangat di perlukan untuk membuat kop surat yang dimana harus di tulis dengan rapi dan dengan baik yang dimana isi dari bagian penting tersebut haruslah jelas dan juga detail yang memang menarik untuk di baca juga nantinya. Dan berikut ini adalah beberapa cara yang mudah yang bisa Anda lakukan nantinya di dalam membuat bagian penting yang ada di dalam surat resmi perusahaan atau juga lembaga resmi lainnya, antara lain adalah sebagai berikut ini:

• Buatlah bagian terpenting di dalam surat penting tersebut di Microsoft Word maupun juga Microsoft Excel yang bisa Anda kuasai dengan baik yang sudah ahli di dalam Microsoft tersebut.
• Desain atau percantiklah tulisan Anda dengan desain dan juga model yang menarik yang bisa Anda buat semenarik dan seindah mungkin sesuai dengan isi atau maksud dari surat resmi yang akan Anda buat nantinya.
• Gunakan bahasa yang mudah untuk di mengerti tetapi tetap jelas isinya.

Kop surat yang menjadi bagian penting di dalam setiap surat resmi yang akan Anda buat nantinya tentu saja harus memiliki kalimat yang bisa untuk mengajak atau juga detail dari bagian penting tersebut yang akan membuat orang yang nantinya akan membacanya juga tertarik dengan isi penuh dari surat resmi yang Anda buat sehingga maksud dari surat yang Anda buat juga bisa tersampaikan dengan baik.

Dalam hal pembuatan surat tentu saja tidak dapat dilakukan dengan cara yang sembarangan. Karena pada setiap surat akan diberikan syarat serta ketentuan yang wajib untuk Anda perhatikan dengan sebaik mungkin. Terlebih lagi untuk jenis surat dinas ada banyak hal yang wajib untuk Anda perhatikan dengan sebaik mungkin, termasuk pada bagian kop surat atau kepala surat yang harus dituliskan dengan cara yang benar dan tepat. Sedangkan untuk ketentuan inilah yang memiliki nilai resmi serta secara kedinasan yang nantinya akan diakui sebagai surat yang valid. Karena dalam hal pembuatan surat dinas dengan cara yang tepat dan baik adalah penting dan harus diperhatikan dengan baik.

Sedangkan untuk membuat kepala surat itu sendiri pun ada 5 bagian penting yang wajib untuk dicantumkan semua, karena pada biasanya untuk surat dinas yang resmi dan professional inilah yang wajib untuk memiliki lima bagian ini. Sehingga sebelum membuat surat dinas dan Anda belum mengetahui hal-hal apa saja yang wajib untuk dicantumkan dalam surat, maka Anda wajib untuk mempelajarinya.

Berikut ini adalah hal yang perlu untuk Anda perhatikan dengan sebaik mungkin sebelum membuat kop surat atau kepala surat, yaitu sebagai berikut ini:

• Nama instansi atau lembaga atau perusahaan.

Untuk bagian ini ditulis dengan huruf capital untuk memperjelas pada jati diri dari suatu instansi.

• Nomor telepon, email dan fax.

Gunakan huruf kapital pada penulisan telepon, email dan fax.

• Alamat instansi.

Tuliskan alamat instansi secara benar dan lengkap. Untuk nama jalan maka awali dengan huruf kapital.

• Kode pos wilayah Anda.

Untuk kode pos ini disatukan dengan telepon yang mana telepon dan kode pos tersebut langsung diikuti nomor tanpa menggunakan tanda titik dua terlebih dahulu.

Baca Juga: PERALATAN KANTOR DAN FUNGSINYA

• Logo instansi.

Untuk logo pada instansi ini pun juga harus di ikut sertakan.

Setelah pada beberapa bagian yang penting yang ada di atas sudah Anda ketahui maka Anda dapat untuk melakukan pembuatan surat dengan benar, yaitu:

1. Anda dapat menekan CTRL + E untuk menegakkan tulisan.
2. Sisipkan logo instansi menggunakan pengaturan wrap text light/thought.
3. Untuk pembuatan garis maka Anda dapat untuk menggunakan shape untuk membuat 2 garis melintang yang mana garis yang satunya jauh lebih besar dari garis-garis yang lainnya.

Dalam hal pembuatan kop surat atau kepala surat ini pun dapat dilakukan dengan cara yang lebih mudah dan juga praktis, terlebih lagi dalam hal pembuatan kepala surat ini pun wajib untuk Anda perhatikan segala hanya dengan sebaik mungkin, termasuk dalam hal syarat serta ketentuan yang telah diberikan dalam hal pembuatan kepala surat yang ada pada jenis surat dinas.