Tag Archives: lemari arsip

Simpan Dokumen Penting Perusahaan Anda pada Lemari Arsip Terbaik

Tidak jarang para pemilik perusahaan mengalami keragu-raguan dalam memilih berbagai sarana dan prasarananya. Hal ini disebabkan oleh ketidaktahuan akan kebutuhan dari usahanya seperti dalam pemilihan lemari arsip. Agar bisa tahan lama, Anda bisa langsung fokus pada kualitas lemari yang bisa dilihat dari beberapa kriteria berikut ini:

Simpan Dokumen Penting Perusahaan Anda pada Lemari Arsip Terbaik

Bahan Baku

Lemari arsip yang berkualitas tinggi dan bisa tahan lama bisa Anda cek dari bahan yang digunakan. Untuk ketahanan Anda bisa memilih lemari yang terbuat dari besi maupun baja. Lemari ini akan mampu menjaga arsip-arsip  penting Anda sehingga tetap aman dan membuat Anda nyaman atau tidak khawatir lagi. Kebanyakan mereka juga bisa tahan air dan api.

Adanya Fitur Keamanan

Jika Anda memerlukan lemari arsip yang digunakan untuk dokumen sangat penting dan rahasia, alangkah lebih baik Anda memilih lemari yang memiliki fitur keamanan tertentu. Fitur keamanan ini bisa berupa kunci maupun kelebihan lain seperti ketahanan terhadap api dan air. Sehingga Anda bisa menjaga arsip dalam jangka waktu cukup lama dan mengurangi terjadinya risiko-risiko yang tidak diinginkan.

Memiliki Fungsi Ganda

Berfungi ganda atau multifungsi merupakan salah satu kriteria lemari yang harus Anda miliki. Hal ini akan lebih efektif dan efisien bagi Anda seperti halnya Anda memilih lemari yang tidak hanya digunakan untuk menyimpan arsip tetapi bisa untuk kebutuhan lain. Dari sinilah Anda bisa memaksimalkan fungsi dan merasakan sebenar-benarnya manfaat dari lemari yang telah Anda beli.

Ukuran Lemari

Pemilihan desain lemari arsip yang tepat juga akan membantu dalam efisiensi kerja. Anda perlu memperhitungkan ukuran lemari dengan besar ruangan yang Anda miliki sehingga nantinya bisa melakukan pekerjaan dengan mudah terutama saat mengambil dokumen Anda tidak akan mengganggu pekerjaan orang lain. Kecukupan ruang dalam lemari juga berpengaruh pada banyak dokumen yang ingin Anda simpan.

Bentuk

Lemari bisa dibedakan menjadi dua bentuk yaitu dengan laci vertikal dan lateral. Lemari dengan laci vertikal adalah yang paling banyak digunakan di kantor. Lemari ini memiliki ciri yang membutuhkan ruang kecil dan umumnya digunakan untuk menyimpan dokumen pribadi dari masing-masing pekerja. Sedangkan laci lateral membutuhkan ruangan yang cukup besar dengan kapasitas yang tinggi. Anda memerlukan ruangan khusus jika ingin menggunakan lemari ini.

Perlindungan pada Lemari

Saat lemari arsip digunakan untuk dokumen penting sebaiknya pilih lemari desain dan rancangan yang baik. Seperti tidak dapat membuka jika lebih dari satu laci di saat yang bersamaan.

Mobilitas

Dalam membeli lemari arsip sebaiknya Anda juga memperhatikan mobilitas atau kemudahan dalam pemindahan lemari. Hal ini akan memberikan kemudahan bagi Anda saat ingin membersihkan lemari. Anda juga bisa lebih mudah dalam memindahkan file-file yang ada di dalam lemari, sehingga Anda dapat bekerja lebih efektif dan efisien.

Ini Pentingnya Lemari Arsip untuk Sebuah Perusahaan

Dalam suatu perusahaan berbagai jenis dokumen hampir setiap hari bertambah. Hal ini karena setiap hari setidaknya ada proses transaksi yang harus di rekap dalam bentuk laporan file maupun print out. Untuk dokumen print out yang penting, tentu tidak bisa kita letakkan sembarangan dalam kardus atau laci meja. Perusahaan setidaknya harus memiliki lemari yang sering dinamakan cupboard atau lemari arsip sebagai tempat penyimpanan dokumen penting.

 Ini Pentingnya Lemari Arsip untuk Sebuah Perusahaan

Di pasaran, lemari jenis ini bisa kita ditemukan dengan mudah dengan berbagai pilihan bahan material. Mulai dari yang berbahan kayu maupun yang berbahan logam. Dari segi material, lemari dari bahan logam lebih dianjurkan untuk digunakan oleh sebuah perusahaan. Karena bahan logam dinilai lebih aman untuk penyimpanan dokumen agar terhindar dari jamur ataupun rayap. Selain itu juga lebih kokoh digunakan dalam jangka waktu lama. Berbeda dengan yang berbahan kayu. Dimana tingkat keamanannya lebih rendah karena ada resiko dokumen berjamur, dimakan rayap, hingga resiko dokumen rusak jika terjadi kebakaran. Melihat kelebihan pada lemari berbahan logam, tak heran jika harganya lebih mahal dibandingkan dengan yang berbahan material kayu.

Lemari arsip menjadi peralatan kantor yang harus dimiliki oleh sebuah perusahaan. Fungsinya sebagai penyimpanan dokumen-dokumen penting akan memberikan manfaat sebagai berikut:

  • Dokumen bisa tertata rapi.

Adanya lemari khusus untuk penyimpanan dokumen akan sangat membantu karyawan. Dokumen-dokumen penting yang dimiliki bisa disimpan dengan rapi dan tidak tercecer di berbagai tempat yang tidak seharusnya. Sehingga tempat kerja lebih ringkas karena dokumen diletakkan di tempat yang semestinya.

  • Usia dokumen lebih awet.

Karena disimpan dalam lemari khusus, dokumen menjadi lebih awet karena tidak mudah kotor dan rusak akibat debu maupun resiko berjamur di ruangan yang lembab. Hal ini tentu sangat membantu jika di kemudian hari membutuhkan dokumen yang telah di arsip di tahun-tahun sebelumnya karena kondisi dokumen masih baik dan terawat.

  • Memudahkan pencarian dokumen.

Dokumen-dokumen yang disimpan dalam cupboard biasanya disusun dengan rapi menurut pengelompokan jenis dokumennya ataupun waktu transaksi dokumen. Hal ini tentu akan memudahkan pencarian jika dibutuhkan sewaktu-waktu. Dibandingkan jika menyimpan dokumen pada kardus atau tempat lainnya. Sehingga bisa dikatakan adanya lemari ini akan lebih mengefisiensi waktu.

  • Memiliki tingkat keamanan yang baik.

Lemari arsip tak hanya untuk mengamankan dokumen dari resiko terkena rayap, kotoran, jamur, atau kerusakan lainnya seperti terbakar. Lemari ini juga memiliki tingkat keamanan yang lebih baik karena bisa dikunci. Orang-orang yang bisa mengaksesnya hanyalah orang yang diberikan wewenang atau yang berkepentingan. Sehingga resiko dokumen hilang atau dicuri pihak lain juga bisa lebih diminimalisir. Sehingga memang tepat sekali untuk penyimpanan data-data perusahaan yang penting.