Tag Archives: lemari arsip

3 Hal Penting yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membeli Lemari Arsip

Dari banyaknya jenis furnitur kantor yang digunakan, tentu saja lemari arsip adalah tak kalah pentingnya di sediakan kantor. Bukan tanpa alasan, karena lemari memiliki fungsi utama dalam menyimpan arsip atau berbagai jenis dokumen penting sehingga pemandangan kantor akan tampak lebih rapi. Tak hanya itu saja, menyimpan dokumen di dalam lemari khusus juga memudahkan karyawan saat ingin mencari dokumen tertentu yang dibutuhkan.

3 Hal Penting yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membeli Lemari Arsip

Bayangkan saja jika dokumen atau file yang Anda simpan sembarangan atau berserakan tidak beraturan, pastinya akan sulit dicari atau bahkan yang lebih parahnya bisa saja hilang dan tercampur dengan dokumen lainnya. Oleh sebab itu, memang sangat penting untuk menyediakan lemari khusus untuk menyimpang dokumen atau file penting di setiap kantor. Hanya saja, Anda tidak boleh membeli lemari penyimpan dokumen secara sembarangan. Berikut ini ada beberapa tips dalam memilih lemari arsip kantor yang bisa Anda simak.

Stabilitas Lemari Arsip

Dari segi kegunaannya, lemari arsip berfungsi untuk menyimpan dokumen dan file penting secara aman. Saat lemari sudah terisi penuh, maka beban lemari akan bertambah dan menjadi lebih berat sehingga dikhawatirkan membuatnya menjadi tidak stabil dan bisa jatuh menimpa seseorang. Untuk mencegah hal membahayakan tersebut terjadi, makan dalam memilih lemari penyimpan dokumen, pilihlah lemari yang stabil dan aman, meskipun dalam lemari tersebut dalam kondisi menjadi lebih berat.

Keamanan Lemari Arsip

Setiap kantor pasti memiliki dokumen rahasia yang tidak semua orang bisa mengaksesnya secara bebas, kecuali orang-orang tertentu yang dianggap berkepentingan. Anda bisa memilih lemari arsip yang memiliki sistem penguncian ekstra untuk mencegah pencurian dokumen penting tersebut. Oleh sebab itu jika Anda memiliki rencana untuk menyimpan dokumen sangat penting di dalam lemari, maka sebaiknya Anda pertimbangkan untuk mencari lemari yang memiliki sistem keamanan tinggi, misalnya memiliki sistem penguncian ganda dan tahan terhadap api.

Pasalnya, jika hanya disimpan dalam lemari biasa saja, maka ada kemungkinan lemari tersebut tidak mampu menahan suhu tinggi jika sewaktu-waktu terjadi kebakaran. Umumnya, harga lemari jenis ini terbilang mahal karena lemari tersebut diberikan lapisan tambahan keamanan yang tahan terhadapap suhu tinggi sehingga keamanan dokumen Anda tetap terjaga meskipun terjadi kebakaran di kantor Anda.

Daya Tahan Lemari Arsip

Kebanyakan lemari arsip memiliki daya tahan yang cukup lama sebagai property kantor. Hanya saja ada berbagai macam jenis lemari yang masih-masing memiliki tingkat bobot yang berbeda-beda. Misalnya lemari yang terbuat dari besi dengan daya tahan yang lebih lama dibanding lemari yang terbuat dari besi.

Jadi, pastikan sebelum Anda membeli lemari arsip, pilihlah lemari yang memang didesain untuk kenyamanan dan keamanan dalam menjadi dokumen perusahaan. Pasalnnya lemari merupakan properti yang berfungsi untuk memastikan jika proses pengarsipan kantor berjalan dengan lancar.

 

Selain Lemari Arsip, Ini Dia Perlengkapan Kantor untuk Simpan Dokumen

Arsip merupakan dokumen penting yang sudah tidak terpakai kembali namun jenis dokumen ini terkadang disimpan di tempat tertentu agar saat dipergunakan, misalnya mencari laporan pengeluaran di bulan Maret, Anda bisa mencari dan mempergunakannya kembali. Fungsi lainnya adalah untuk mempermudah mencari data ataupun menyimpan dokumen, pelindung dari arsip dari kerusakan sehingga tahan lama. Salah satu perlengkapan yang dipergunakan adalah lemari arsip.

 Selain Lemari Arsip, Ini Dia Perlengkapan Kantor untuk Simpan Dokumen

Lemari tersebut memiliki manfaat untuk menyimpan arsip dan umumnya terbuat dari kayu namun ada juga yang terbuat dari besi. Lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau arsip ini ada yang tidak memiliki pintu namun ada juga yang dilengkapi dengan pintu dorong, engsel baik yang terbuat dari logam atau kaca. penyusunan dokumen di lemari ini menggunakan cara berdiri menyamping atau lateral dengan dokumen atau arsip yang dimasukkan terlebih dahulu ke orderner atau map sehingga menjaga agar dokumen tidak rusak dan mudah untuk ditemukan.

Selain menggunakan lemari arsip, untuk penyimpanan dokumen penting juga bisa menggunakan perlengkapan berikut ini. Pertama adalah filling kabinet. Jenis lemari ini memiliki beberapa laci dan umumnya memiliki 6 laci. Masing-masing laci dari filling cabinet bisa menampung hingga 5000 lembar arsip yang disusun secara vertical dan berderet ke belakang. Jenis penyimpanan arsip ini digunakan untuk menyimpan arsip atau dokumen yang masih sering digunakan. Penggunaan folder, sebelum disimpan di filling kabinet bisa membuat Anda lebih mudah untuk mencari dokumen yang diperlukan.

Kedua adalah rotary filling system. Salah satu keunggulan dari tempat penyimpanan ini adalah bisa berputar sehingga Anda tidak perlu berkeliling untuk mencari arsip yang dibutuhkan. Kelebihannya yaitu bisa diputar jadi sangat menghemat waktu. Untuk bahan yang digunakan sendiri biasanya menggunakan material besi atau logam sehingga lebih awet. 

Keempat adalah rak arsip. Jenis tempat arsip ini tidak punya pintu sehingga arsip disusun secara menyamping. Arsip dimasukkan terlebih dahulu ke orderner atau ke kotak arsip kemudian kotak diberi label atau penanda mengenai arsip apa saja yang tersimpan di dalam kotak penyimpanan arsip tersebut dengan tujuan untuk memudahkan dalam pencarian arsip. Kelima adalah orderner. Dari perlengkapan untuk penyimpanan arsip, orderner paling sering dijumpai di meja pekerja. Map yang memiliki ukuran punggung atau tebal mencapai 5 cm ini memiliki besi penjepit di bagian dalamnya. Dokumen yang disimpan di orderner harus di lubangi terlebih dahulu dengan menggunakan pelubang kertas atau perforator dan atk ini dapat menyimpan hingga 500 lembar arsip atau dokumen. Namun, biasanya jika orderner sudah memenuhi meja kerja, biasanya akan dipindah untuk disimpan di kardus atau tempat tertentu termasuk di lemari arsip yang diletakkan di ruangan tertentu yang lebih besar.

Simpan Dokumen Penting Perusahaan Anda pada Lemari Arsip Terbaik

Tidak jarang para pemilik perusahaan mengalami keragu-raguan dalam memilih berbagai sarana dan prasarananya. Hal ini disebabkan oleh ketidaktahuan akan kebutuhan dari usahanya seperti dalam pemilihan lemari arsip. Agar bisa tahan lama, Anda bisa langsung fokus pada kualitas lemari yang bisa dilihat dari beberapa kriteria berikut ini:

Simpan Dokumen Penting Perusahaan Anda pada Lemari Arsip Terbaik

Bahan Baku

Lemari arsip yang berkualitas tinggi dan bisa tahan lama bisa Anda cek dari bahan yang digunakan. Untuk ketahanan Anda bisa memilih lemari yang terbuat dari besi maupun baja. Lemari ini akan mampu menjaga arsip-arsip  penting Anda sehingga tetap aman dan membuat Anda nyaman atau tidak khawatir lagi. Kebanyakan mereka juga bisa tahan air dan api.

Adanya Fitur Keamanan

Jika Anda memerlukan lemari arsip yang digunakan untuk dokumen sangat penting dan rahasia, alangkah lebih baik Anda memilih lemari yang memiliki fitur keamanan tertentu. Fitur keamanan ini bisa berupa kunci maupun kelebihan lain seperti ketahanan terhadap api dan air. Sehingga Anda bisa menjaga arsip dalam jangka waktu cukup lama dan mengurangi terjadinya risiko-risiko yang tidak diinginkan.

Memiliki Fungsi Ganda

Berfungi ganda atau multifungsi merupakan salah satu kriteria lemari yang harus Anda miliki. Hal ini akan lebih efektif dan efisien bagi Anda seperti halnya Anda memilih lemari yang tidak hanya digunakan untuk menyimpan arsip tetapi bisa untuk kebutuhan lain. Dari sinilah Anda bisa memaksimalkan fungsi dan merasakan sebenar-benarnya manfaat dari lemari yang telah Anda beli.

Ukuran Lemari

Pemilihan desain lemari arsip yang tepat juga akan membantu dalam efisiensi kerja. Anda perlu memperhitungkan ukuran lemari dengan besar ruangan yang Anda miliki sehingga nantinya bisa melakukan pekerjaan dengan mudah terutama saat mengambil dokumen Anda tidak akan mengganggu pekerjaan orang lain. Kecukupan ruang dalam lemari juga berpengaruh pada banyak dokumen yang ingin Anda simpan.

Bentuk

Lemari bisa dibedakan menjadi dua bentuk yaitu dengan laci vertikal dan lateral. Lemari dengan laci vertikal adalah yang paling banyak digunakan di kantor. Lemari ini memiliki ciri yang membutuhkan ruang kecil dan umumnya digunakan untuk menyimpan dokumen pribadi dari masing-masing pekerja. Sedangkan laci lateral membutuhkan ruangan yang cukup besar dengan kapasitas yang tinggi. Anda memerlukan ruangan khusus jika ingin menggunakan lemari ini.

Perlindungan pada Lemari

Saat lemari arsip digunakan untuk dokumen penting sebaiknya pilih lemari desain dan rancangan yang baik. Seperti tidak dapat membuka jika lebih dari satu laci di saat yang bersamaan.

Mobilitas

Dalam membeli lemari arsip sebaiknya Anda juga memperhatikan mobilitas atau kemudahan dalam pemindahan lemari. Hal ini akan memberikan kemudahan bagi Anda saat ingin membersihkan lemari. Anda juga bisa lebih mudah dalam memindahkan file-file yang ada di dalam lemari, sehingga Anda dapat bekerja lebih efektif dan efisien.

Ini Pentingnya Lemari Arsip untuk Sebuah Perusahaan

Dalam suatu perusahaan berbagai jenis dokumen hampir setiap hari bertambah. Hal ini karena setiap hari setidaknya ada proses transaksi yang harus di rekap dalam bentuk laporan file maupun print out. Untuk dokumen print out yang penting, tentu tidak bisa kita letakkan sembarangan dalam kardus atau laci meja. Perusahaan setidaknya harus memiliki lemari yang sering dinamakan cupboard atau lemari arsip sebagai tempat penyimpanan dokumen penting.

 Ini Pentingnya Lemari Arsip untuk Sebuah Perusahaan

Di pasaran, lemari jenis ini bisa kita ditemukan dengan mudah dengan berbagai pilihan bahan material. Mulai dari yang berbahan kayu maupun yang berbahan logam. Dari segi material, lemari dari bahan logam lebih dianjurkan untuk digunakan oleh sebuah perusahaan. Karena bahan logam dinilai lebih aman untuk penyimpanan dokumen agar terhindar dari jamur ataupun rayap. Selain itu juga lebih kokoh digunakan dalam jangka waktu lama. Berbeda dengan yang berbahan kayu. Dimana tingkat keamanannya lebih rendah karena ada resiko dokumen berjamur, dimakan rayap, hingga resiko dokumen rusak jika terjadi kebakaran. Melihat kelebihan pada lemari berbahan logam, tak heran jika harganya lebih mahal dibandingkan dengan yang berbahan material kayu.

Lemari arsip menjadi peralatan kantor yang harus dimiliki oleh sebuah perusahaan. Fungsinya sebagai penyimpanan dokumen-dokumen penting akan memberikan manfaat sebagai berikut:

  • Dokumen bisa tertata rapi.

Adanya lemari khusus untuk penyimpanan dokumen akan sangat membantu karyawan. Dokumen-dokumen penting yang dimiliki bisa disimpan dengan rapi dan tidak tercecer di berbagai tempat yang tidak seharusnya. Sehingga tempat kerja lebih ringkas karena dokumen diletakkan di tempat yang semestinya.

  • Usia dokumen lebih awet.

Karena disimpan dalam lemari khusus, dokumen menjadi lebih awet karena tidak mudah kotor dan rusak akibat debu maupun resiko berjamur di ruangan yang lembab. Hal ini tentu sangat membantu jika di kemudian hari membutuhkan dokumen yang telah di arsip di tahun-tahun sebelumnya karena kondisi dokumen masih baik dan terawat.

  • Memudahkan pencarian dokumen.

Dokumen-dokumen yang disimpan dalam cupboard biasanya disusun dengan rapi menurut pengelompokan jenis dokumennya ataupun waktu transaksi dokumen. Hal ini tentu akan memudahkan pencarian jika dibutuhkan sewaktu-waktu. Dibandingkan jika menyimpan dokumen pada kardus atau tempat lainnya. Sehingga bisa dikatakan adanya lemari ini akan lebih mengefisiensi waktu.

  • Memiliki tingkat keamanan yang baik.

Lemari arsip tak hanya untuk mengamankan dokumen dari resiko terkena rayap, kotoran, jamur, atau kerusakan lainnya seperti terbakar. Lemari ini juga memiliki tingkat keamanan yang lebih baik karena bisa dikunci. Orang-orang yang bisa mengaksesnya hanyalah orang yang diberikan wewenang atau yang berkepentingan. Sehingga resiko dokumen hilang atau dicuri pihak lain juga bisa lebih diminimalisir. Sehingga memang tepat sekali untuk penyimpanan data-data perusahaan yang penting.