Tag Archives: Peralatan Kantor

6 Peralatan Kantor yang Paling Banyak Digunakan

Jika berbicara tentang jenis alat kantor, terdapat ragam jenis peralatan yang bisa ditemui guna memperlancar semua aktivitas selama bekerja. Setiap peralatan kantor yang digunakan untuk aktivitas kantor ini memiliki fungsi yang berbeda-beda yang pastinya tidak bisa digantikan satu sama lain. Berikut ini ada beberapa contoh alat kantor yang paling bayak digunakan oleh perusahaan atau kantor-kantor besar.

6 Peralatan Kantor yang Paling Banyak Digunakan

Meja Kantor

Tidak semua meja dapat dijadikan sebagai peralatan kantor. Idealnya meja kantor adalah meja kantor yang mulai dari permukaan sampai dengan lantai memiliki desain tidak tertutup seluruhnya. Bagian bawah meja harus memiliki kaki yang cukup terbuka untuk peredaran udara. Selain itu, permukaan meja juga tidak boleh berkilat-kilat agar tidak menyilaukan dan malah mengganggu konsentrasi pegawai selama bekerja. Sedangkan untuk luas, ada baiknya jika ukuran meja kantor tidak terlalu berlebih karena biasanya meja yang terlalu luas justru digunakan untuk fungsi lain.

Komputer

Seiring dengan kemajuan zaman, peralatan kantor kini mengalami perkembangan pesat sehingga banyak ditemukan teknologi canggih yang diciptakan untuk mempermudah pekerjaan. Salah satunya seperti komputer. Perlaatn elektornik ini tidak hanya memiliki kemampuan dalam mengolah kata dan data seperti pengetikan, perhitungan, membuat grafik, table, gambar serta desain namun juga berguna dalam fungsi pengarsipan. Hal ini tentu saja akan mengamankan berbagai dokumen penting di kantor. Dengan adanya komputer maka penghematan dan pengefisienan berbagai aktivitas perkantoran bisa dilakukan.

Printer

Printer adalah perangkat eletronik yang bisa mencetak setiap data yang berasal dari komputer, misalnya teks, gambar ataupun foto. Sebelum menggunakan printer, tentu saja Anda harus menyediakan kertas agar proses pencetakan otomatis bekerja. Di setiap kantor, setidaknya harus memiliki satu unit printer untuk mendukung pekerjaan cetak mencetak selama bekerja. Berbagai macam dokumen perlu dicetak, misalnya proposal, selebaran, nota dan dokumen lainnya.

Mesin Absensi

Mesin absensi adalah peralatan kantor yang digunakan untuk mengetahui kehadiran karyawan. Mesin absensi ini sudah banyak digunakan oleh kantor, perusahaan, dan institusi pendidikan. Selain digunakan untuk mengetahui kehadiran karyawan, mesin absensi ini juga menyimpan data kehadiran karyawan secara akurat dan otomatis. 

Mesin fax

Meski kehadiran e-mail atau surat elektronik sudah banyak digunakan, namun ada beberapa dokumen yang masih memerlukan mesin fax. Perangkat ini umumnya digunakan untuk mengirim surat berharga secara cepat. Selain surat berharga, mesin fax juga bisa mengirim dokumen keuangan, telegram, foto identitas dan lainnya. Mesin fax ini hampir sama fungsinya dengan mesin fotokopi yang hasil salinannya bisa berada di tempat lain atau bahkan di kota lain sehingga mesin ini juga disebut telecopier (fotokopi jarak jauh).

Kabinet

Kabinet atau lemari arsip adalah peralatan kantor yang penting untuk dimiliki. Fungsi kabinet sendiri digunakan untuk menyimpan berbagai jenis dokumen dan surat, mengingat setiap kantor pasti memiliki banyak dokumen yang harus tersimpan secara rapid an teratur. Dengan adanya kabinet, maka dokumen yang tersimpan rapi mudah ditemukan saat ingin digunakan lagi nantinya.

 

Ini Dia 5 Hal Penting yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membeli Peralatan Kantor

Membeli peralatan kantor memang bukan hal yang mudah dan tidak boleh dilakukan sembarangan. Hal ini dikarenakan peralatan tersebut nantinya akan sangat berpengaruh pada kinerja dan produktivitas kantor tersebut. Sehingga jika sampai salah pilih justru Anda hanya akan menambah beban pengeluaran, namun alat yang Anda beli tidak dapat digunakan secara maksimal. Ada banyak jenis peralatan penting yang biasa dipakai untuk perkantoran dan saat ini sudah dijual luas di pasaran. Akan tetapi, pastikan Anda dapat memilih yang paling tepat agar dapat digunakan sesuai keinginan dan kebutuhan tempat bisnis Anda.

 Ini Dia 5 Hal Penting yang Perlu Diperhatikan Sebelum Membeli Peralatan Kantor

Meskipun terkadang sudah ada daftar jenis alat apa saja yang harus dibeli, namun masih sering terjadi kasus dimana salah dalam memilih jenis atau bahkan salah dalam me-manajemen pengeluaran untuk membeli peralatan khusus kantor tersebut. Untuk itu, agar Anda tidak salah pilih, berikut ini akan kita bahas 5 hal penting yang perlu diperhatikan sebelum membeli semua jenis peralatan khusus perkantoran, antara lain: 

  1. Perhatikan dari segi harga. Saat menjalankan sebuah bisnis baru, keuangan menjadi salah satu hal penting dan sangat sensitif. Anda harus dapat mengatur sebaik mungkin seperti saat akan melakukan pengeluaran untuk membeli peralatan untuk kantor pastikan semua alat tersebut sesuai kebutuhan dan mendukung produktifitas kerja di kantor Anda.
  2. Usahakan hanya membeli peralatan yang benar-benar penting dan hindari membeli peralatan yang sebenarnya tidak dibutuhkan.
  3. Mempertimbangkan jenis peralatan kantor yang multifungsi dan fleksibel juga dapat menjadi cara yang tepat karena nantinya hal tersebut akan sangat berpengaruh pada proses kinerja di kantor Anda.
  4. Pastian Anda memilih dan membeli semua jenis peralatan khusus perkantoran yang ukurannya sesuai dengan ruangan kantor Anda, karena akan menjadi sangat merugikan ketika Anda tidak dapat menggunakan alat tersebut hanya karena salah dalam memilih ukuran.
  5. Memilih kualitas peralatan yang terbaik juga perlu Anda perhatikan, karena umumnya peralatan yang berkualitas akan memiliki usia pemakaian yang lebih lama.

Salah satu tips penting agar Anda tetap dapat menghemat meskipun ingin membeli peralatan untuk kantor dengan kualitas tinggi adalah menunggu momen diskon di toko atau situs belanja online tertentu. Akan tetapi, pastikan Anda selalu mengecek semua deskripsi barang dengan teliti sebelum melakukan transaksi agar tidak menyesal di kemudian hari. 

Itulah ulasan mengenai 5 hal penting yang perlu diperhatikan sebelum membeli peralatan kantor. Jika Anda melakukan semua cara seperti di atas dengan baik dan benar, maka sudah pasti urusan pembelanjaan alat untuk kantor Anda menjadi hal mudah dan bisa mendapatkan sesuai keinginan. Selain itu, pastikan Anda juga selalu menggunakan dan merawat semua peralatan tersebut agar bisa awet dan mendukung kinerja kantor agar selalu lancar.

Berikut 3 Manfaat dari Peralatan Kantor Secara Umum

Saat memasuki lingkungan tempat kerja maka Anda akan menjumpai berbagai jenis peralatan kantor yang menghadirkan banyak manfaat bagi para karyawan di dalamnya. Ruang kantor yang sehat ternyata tidak hanya punya sirkulasi udara yang baik dan dalam kondisi yang bersih melainkan juga menyediakan berbagai peralatan kerja yang dibutuhkan karyawannya. Pendiri perusahaan tentu wajib memperhitungkan modal untuk menyediakan kebutuhan kerja tersebut, apalagi beberapa merupakan peralatan yang canggih sehingga dibandrol dengan harga yang terbilang mahal.

Berikut 3 Manfaat dari Peralatan Kantor Secara Umum

Manfaat Peralatan di Ruang Kantor

Jenis peralatan di dalam kantor sangat banyak dimulai dari peralatan komunikasi seperti telepon sampai mesin fax. Kemudian masih ada printer, mesin fotocopy, bahkan sebatang pensil seharga Rp 500 perak pun termasuk di dalamnya. Merujuk semua jenis peralatan ini maka bisa disimpulkan jika memberi manfaat sebagai berikut:

  • Mempercepat proses kerja,

Peralatan di dalam kantor disediakan untuk mendukung aktifitas Anda dalam bekerja sehingga bisa lebih cepat. Pekerjaan tertentu yang dilakukan secara manual akan memakan waktu lebih lama dan berimbas pada pemakaian tenaga yang lebih banyak. Maka disediakan beberapa peralatan yang bisa mengurangi waktu dan tenaga selama bekerja. Misalnya saja disediakan komputer agar tidak bekerja dengan menulis manual.

  • Menyempurnakan hasil kerja,

Penggunaan peralatan kantor juga efektif menekan kesalahan selama bekerja sehingga hasilnya lebih memuaskan dan nyaris sempurna. Anda yang bekerja di lingkungan perkantoran modern tentu sangat paham betapa pentingnya peralatan di dalam kantor tersebut. Semakin canggih peralatannya maka semakin menunjang aktifitas kerja sehingga lebih cepat selesai sekaligus bebas cacat. Misalnya saja penggunaan program di komputer sehingga sekali input berbagai laporan tinggal dicetak tak harus dihitung manual yang panen kesalahan.

  • Merupakan aset bagi perusahaan,

Pembelian peralatan di sebuah kantor juga memberi manfaat adanya aset bagi perusahaan itu sendiri. Aset ini nantinya bisa dipakai untuk menambal kerugian dengan cara dijual sewaktu perusahaan bangkrut. Kemudian juga bisa dihibahkan kepada anak perusahaan yang memang perlu menekan biaya agar keuangan stabil. Aset ini juga masuk ke dalam aktiva yang tentu mencegah keuangan perusahaan rugi banyak meskipun berpotensi mengalami penyusutan nilai. Namun selama digunakan manfaatnya dijamin tanpa batas.

Tak sedikit perusahaan yang kemudian memilih peralatan terbaik dari merek terbaik sampai fitur yang kompleks. Semakin canggih peralatan tersebut semakin mendongkrak produktifitas kerja para karyawan sehingga membelinya menjadi sarana investasi jangka panjang. Apalagi peralatan ini bukanlah kebutuhan sekali pakai, nantinya bisa tetap dipakai meski pemilik perusahaan sudah masuk ke generasi kedua, ketiga, dan seterusnya. Namun kenali dulu jenis peralatan kantor yang memang dibutuhkan agar tidak mubadzir dan tidak banyak modal digelontorkan secara berlebihan.

20+ Daftar Istilah & Nama Peralatan Kantor Kearsipan

Sebuah kantor pasti dilengkapi dengan peralatan yang mampu menunjang aktivitas usahanya. Tak terkecuali pada bagian kearsipan. Bedanya, istilah-istilah peralatan kantor kearsipan cenderung asing bagi orang awam. Bagi Anda yang saat ini sedang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran, sebaiknya mulai menghafal atau paling tidak mengetahui beberapa istilah berikut.

20+ Daftar Istilah & Nama Peralatan Kantor Kearsipan

  1. Sales record

Peralatan kantor berupa arsip-arsip yang menyangkut masalah penjualan.

  1. Standarisasi

Keperluan menyesuaikan bentuk, ukuran dan kualitas dengan standar/pedoman yang telah ditetapkan.

  1. Tickler file

Alat ini berbentuk kotak berbahan kayu atau besi baja. Fungsinya untuk menyimpan arsip berupa kartu atau lembaran kecil seperti lembar pinjam arsip dan sebagainya.

  1. Roll O’Pack

Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem. Alat ini mempermudah penyimpanan dan pencarian serta menghemat ruang. Sangat efektif digunakan pada perusahaan dengan jumlah arsip yang sangat banyak.

  1. Alat sortir

Alat yang berfungsi untuk menyortir atau memisahkan surat/warkat baik yang diterima hingga yang disimpan dalam folder.

  1. Caption

Nama atau nomor yang dipakai untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip dengan tujuan penyimpanan (filing).

  1. Cardex

Berupa laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang yang digunakan sebagai penyimpan kartu indeks.

  1. Duplikasi

Duplikasi merupakan salinan atau surat tembusan yang serupa arsip aslinya.

  1. Filing cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari 1 hingga 6 laci atau lebih.

  1. Financial record

Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan keuangan.

  1. Folder

Peralatan kantor berupa map untuk menyimpan arsip yang berupa lipatan kertas tebal/plastik saja atau tidak dilengkapi dengan daun penutup.

  1. Guide

Difungsikan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip berupa lembaran kertas tebal atau karton manila.

  1. Hanging folder

Berbeda dengan folder biasa, hanging folder dilengkapi besi penggantung. Tambahan besi tersebut dimaksudkan agar bisa dipasang pada gawang/pengait dalam filing cabinet.

  1. Inventory record

Arsip-arsip yang menyangkut barang inventaris.

  1. Out folder

Satu map pengganti yang ditempatkan pada posisi map yang telah dipinjam.

  1. Perforator

Alat untuk melubangi kertas/kartu.

  1. Personal record

Arsip yang menyangkut masalah kepegawaian.

  1. Production record

Arsip-arsip yang berhubungan dengan produksi.

  1. Rotary

Seperti filing cabinet, perbedaannya adalah penyimpanan arsip menggunakan alat ini dilakukan secara berputar. Penempatan maupun penemuan kembali arsipnya mudah karena alat ini dapat digerakkan secara berputar.

  1. Kartu indeks

Peralatan kantor berupa kartu yang memuat identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.

  1. Map snelhecter

Map tanpa daun penutup dengan penjepit di tengahnya. Anda harus melubangi arsip menggunakan perforator terlebih dahulu sebelum menyimpannya dalam map ini.

  1. Numerator

Mungkin Anda biasa menyebut alat ini dengan cap nomor, yakni alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

  1. Ordner

Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang dilengkapi besi penjepit didalamnya seperti map snelchter.

  1. Out slip Lembaran/formulir untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

Faktor Penting Pemilihan Peralatan Kantor yang Bisa Jadi Pertimbangan Anda

Perkantoran tentu identik dengan dunia yang amat sangat sibuk dan selalu penuh tekanan. Banyak sekali pekerjaan yang harus dilakukan dan juga diselesaikan oleh para karyawannya. Untuk menunjang semua kinerja dan proses di perkantoran menjadi lebih baik dan cepat, maka tentunya dibutuhkan peralatan kantor sehingga semuanya bisa menunjang kinerja para karyawannya. Tak hanya di kantor pemerintahan saja, namun alat kantor juga dibutuhkan di perkantoran swasta.

 Faktor Penting Pemilihan Peralatan Kantor yang Bisa Jadi Pertimbangan Anda

Dalam upaya untuk bisa mendapatkan alat kantor yang tepat, maka tentunya harus ada tata laksana kantor yang dilakukan lebih dulu. Beberapa hal penting yang harus dipahami misalnya adalah dengan mesin yang dipakai memang harus betul dibutuhkan sehingga tak memenuhi ruang kantor tanpa faedah, jenis mesinnya harus praktis sehingga mampu mudahkan karyawan dalam pengoperasian, mesin juga wajib bisa bantu kurangi biaya operasional karena kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan kantoran.

Peralatan kantor berupa mesin kantor saat ini sudah amat sangat banyak tersedia. Meski demikian, ada beberapa hal yang perlu dicatat sebelum Anda memutuskan untuk belanja mesin kantor dengan saksama:

  • Jenis pekerjaan dan cara penyelesaiannya

Jenis dan tujuan pekerjaan serta bagaimana cara menyelesaikan pekerjaan tersebut wajib untuk dirumuskan dengan jelas. Hal ini dibutuhkan pula diperiksa dengan saksama sehingga mampu menjamin bahwa tujuan itu memang penting. Rincian ini akan bisa jadi patokan bagaimana nantinya cara yang paling baik untuk bisa selesaikan pekerjaan itu dengan cara alternatif efektif menggunakan mesin terkait.

  • Kebutuhan pegawai

Pendekatan kebutuhan secara individual dalam hal pembelian mesin kantor ini juga dibutuhkan ke masing-masing pegawainya. Nantinya ini akan berimbas dengan penggunaan mesin kantor yang dimaksud. Jadi, Anda juga harus menilik dan meninjau ulang dari segi kebutuhan pegawainya.

  • Penghematan dari segi jumlah serta nilai waktu

Dalam perbandingan untuk kecepatan penyelesaian pekerjaannya tentu amat penting dan wajib dipertimbangkan. Meski demikian, ada hal lain yang wajib dipertimbangkan juga yakni dari segi keseluruhan waktu baik jumlah hingga dari segi nilai. Jumlah bergantung dari volume kerja dan fleksibilitas mesin dalam penyelesaian pekerjaannya.

  • Harga mesin kantor

Sudah bukan rahasia jika harga untuk mesin kantor masa kini tidaklah murah, terutama mesin canggih yang dibuat kian praktis. Namun ingat lagi jika mesin kantor juga merupakan investasi jangka panjang. Pastikan buat anggarannya secara jelas dan baik.

Itulah beberapa faktor yang bisa jadi pertimbangan sebelum membeli peralatan kantor berupa mesin kantor. Belanja mesin kantor bukan hanya dilihat dari segi kepraktisan saja, namun faedah atau manfaat jangka panjang yang bisa didapatkan nantinya untuk penyelesaian pekerjaan secara cepat dan tepat.

 

4 Peralatan Kantor yang Wajib Ada

Kesejahteraan karyawan menjadi salah satu hal yang harus diperhatikan oleh sebuah perusahaan. Oleh karena itu banyak perusahaan yang menyediakan sarana dan prasarana yang akan memfasilitasi para karyawannya. Berbagai fasilitas yang ada diharapkan dapat menunjang kinerja karyawan menjadi lebih baik. Berikut ini 4 peralatan kantor yang dapat menunjang kinerja karyawan:

4 Peralatan Kantor yang Wajib Ada

 

  • Perkakas Kantor

 

Yang dimaksud dengan perkakas kantor biasanya terdiri dari kursi, meja, lemari, dan rak-rak untuk tempat penyimpanan arsip. Perkakas kantor merupakan hal utama yang wajib ada di sebuah kantor dikarenakan menjadi tokoh utama di dalam gedung perkantoran. Dengan demikian Anda harus memilih perkakas kantor dengan kualitas dan desain yang sangat mumpuni. Perkakas yang sangat berkualitas akan memberikan dampak positif kepada para karyawan yaitu dapat memberikan rasa nyaman saat berkerja. Sebagai contoh Anda dapat memilih kursi dengan sandaran yang sangat nyaman dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Pemilihan kursi juga harus memperhatikan meja yang digunakan karena meja dan kursi merupakan satu-satuan yang tidak dapat dipisahkan.

 

  • Mesin Kantor

 

Untuk menunjang keefektifan karyawan dalam bekerja, sebuah perkantoran harus memiliki beberapa mesin sebagai peralatan kantor pokok seperti di bawah ini:

Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi memiliki fungsi yang sangat berguna yaitu untuk membantu karyawan dalam menggandakan dokumen. Di dalam sebuah perkantoran, kegiatan menggandakan dokumen berlangsung setiap harinya. Dengan adanya mesin fotokopi di dalam kantor tentu akan membuat pekerjaan karyawan terasa lebih mudah karena dapat menggandakan dokumen sewaktu-waktu. Hal ini juga akan sangat efektif karena karyawan tidak harus keluar kantor hanya untuk memperbanyak pekerjaan.

Komputer Atau Laptop

Dengan adanya laptop ataupun komputer di setiap meja kerja karyawan diharapkan dapat mempermudah dalam melakukan pekerjaan. Diharapkan karyawan akan melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien dengan hasil kerja yang optimal.

Printer Dan Tinta

Apabila sudah ada laptop ataupun komputer harus dilengkapi pula dengan printer dan juga tintanya. Peralatan kantor ini berfungsi untuk mencetak hasil kerja yang sudah dikerjakan oleh para karyawan. Saat ini printer pun sudah dilengkapi dengan mesin scan yang dapat men-scan beberapa dokumen penting.

 

  • LCD Proyektor

 

LCD proyektor memiliki peranan penting dalam menampilkan gambar saat akan dilakukannya kegiatan presentasi ataupun pertemuan lainnya. Alat ini memiliki fungsi yang cukup sentral dalam sebuah pertemuan sehingga harus dimiliki oleh sebuah perusahaan. Berbagai tipe proyektor pun sudah banyak yang beredar di pasaran.

 

  • Alat Tulis

 

Hal yang cukup dasar dalam sebuah kantor adalah ketersediaan alat tulis. Tanpa adanya alat tulis pekerjaan karyawan akan sedikit terhambat. Beberapa alat tulis yang wajib dimiliki yaitu pensil, penghapus, bolpoint, tipe-X, buku dan juga beberapa kertas yang dapat digunakan untuk mencetak dokumen.

Tips Membeli Peralatan Kantor Agar Tak Salah Pilih

Peralatan kantor, tentu sama pentingnya dengan memilih kantor. Sebab peralatan memiliki pengaruh penting terhadap tingkat produktivitas dari karyawan Anda dan juga bisa menarik minat banyak pekerja dengan prospek yang lebih baik. Tentunya ketika Anda memilih peralatan yang tidak tepat, hal tersebut akan mengurangi produktivitas kerja karyawan Anda. Tentunya hal itu akan sangat tidak baik untuk biaya pengeluaran Anda. Berikut ini tips memilih peralatan untuk kantor Anda agar tidak salah pilih.

Tips Membeli Peralatan Kantor Agar Tak Salah Pilih

  • Menyesuaikan harga dengan bujet

Masalah keuangan menjadi hal yang paling sensitif pada saat menjalankan bisnis yang baru. Anda harus melakukan pengaturan pemasukan dan pengeluaran dengan baik agar segalanya berjalan efektif. Untuk itulah peralatan kantor yang dibeli harus disesuaikan dengan bujet kantor. Tidak hanya itu, Anda juga harus mempertimbangkan apakah peralatan yang dibeli bisa meningkatkan produktivitas para pekerja Anda nantinya atau justru sebaliknya.

 

  • Menyesuaikan dengan Kebutuhan Kantor

 

Hal ini menjadi hal yang paling penting pada saat Anda membeli peralatan kantor. Anda harus memilih mana peralatan yang sesuai dengan kebutuhan kantor Anda. Maka dari itu, putuskan lebih dulu mana yang lebih penting baru kemudian Anda beli peralatannya. Tentu saja, sebagai seorang atasan, Anda tidak mungkin membeli meja atau kursi yang tidak membuat para karyawan merasa tidak nyaman, karena hal tersebut akan kinerja dan juga konsentrasi mereka menjadi terganggu. Pemilihan peralatan biasanya akan disesuaikan dengan konsep kantor yang ingin Anda buat. Apabila Anda berencana membuat kantor dengan suasana santai sehingga memudahkan komunikasi, maka pilihlah meja besar dengan kursi yang banyak. Namun jika sebaliknya, pilihlah peralatan yang disesuaikan dengan konsep kantor Anda.

 

  • Memerhatikan Efektivitas Peralatan

 

Tentu saja setiap peralatan kantor yang akan dibeli pastinya memiliki tingkat efektivitas dan juga frekuensi yang tidak sama. Sehingga Anda harus membuat prioritas peralatan mana yang harus dibeli lebih dulu yang didasarkan dengan tingkat efektivitas dan juga frekuensi penggunaanya peralatan tersebut.

 

  • Wajib Multifungsi dan Fleksibel

 

Hal selanjutnya yang harus menjadi pertimbangan Anda pada saat membeli peralatan kantor yaitu fungsi dari peralatan tersebut. Misalnya, ketika Anda membeli meja yang cukup luas, pertimbangkan kembali apakah meja tersebut bisa menyimpan semua perlengkapan kantor yang dibutuhkan, jika iya, maka Anda berarti sudah berinvestasi dengan membeli peralatan yang memiliki banyak kegunaan. Tak hanya dari segi fungsi saja, namun juga memerhatikan tingkat fleksibilitas peralatan tersebut. Fleksibel artinya peralatan tersebut bisa untuk dipindah-pindah dan juga disimpan, karena tak menutup kemungkinan bahwa perkembangan bisnis bisa berubah dalam waktu yang cepat. Sehingga segala sesuatunya harus disesuaikan dengan kebutuhan yang ada

 

  • Memilih peralatan dengan Ukuran yang Sesuai

 

Hal yang satu ini juga menjadi sangat penting. Jangan sampai Anda membeli peralatan kantor tetapi tidak disesuaikan dengan luas kantor. Kantor besar, ternyata peralatan yang dibeli ukurannya kecil dan sebaliknya.

Berbagai Macam ATK yang Tak Boleh Absen di Kantor

ATK menjadi salah satu kebutuhan yang wajib ada di kantor. Tidak peduli apakah perusahaan Anda kecil atau besar, namun peralatan seperti itu tentunya akan sangat dibutuhkan. Bahkan, meskipun perusahaan tersebut merupakan perusahaan pengembangan teknologi modern, pasti tetap membutuhkan peralatan tulis tradisional. Lalu apa saja benda yang termasuk ke dalam kategori alat tulis? Berikut ini ulasannya untuk Anda!

Berbagai Macam ATK yang Tak Boleh Absen di Kantor
Berbagai Macam ATK yang Tak Boleh Absen di Kantor
  • Pulpen menjadi salah satu ATK yang sangat penting sebab Anda pasti akan selalu membutuhkan pulpen untuk menulis sesuatu. Maka dari itu, jangan sampai kantor Anda tidak memiliki pulpen.

  • Kemudian yang selanjutnya yaitu file. Keberadaan file di kantor Anda sangat penting, karena fungsinya yang bisa dijadikan sebagai tempat untuk menyimpan surat-surat atau dokumen penting agar tetap berada di tempat yang aman. Jangan lupa menyediakan tempat untuk meletakkan file di kantor Anda.

  • Alat tulis yang satu ini juga tidak kalah pentingnya dari pulpen dan file. Sebab tanpa adanya kertas, berbagai macam pekerjaan yang membutuhkan kertas di kantor Anda pasti menjadi terkendala. Untuk itu jangan lupa untuk menyediakan kertas.

  • Kalender juga menjadi salah satu hal yang wajib ada di kantor. Adanya kalender ini berfungsi untuk bisa mengetahui penanggalan, sehingga semua rencana bisa berjalan sesuai target.

  • Selanjutnya yaitu kalkulator. Kalkulator ini digunakan sebagai alat menghitung yang sederhana pada saat Anda berada di kantor. Kalkulator ini akan sangat dibutuhkan karena kemampuan menghitungnya lebih cepat dari komputer.

Biasanya, pihak kantor akan membeli alat tulis dalam jumlah yang banyak. Tujuan pembelian banyak ini agar semua peralatan tersebut bisa digunakan dalam waktu yang lama. Sehingga pihak kantor bisa melakukan penghematan dana bulanan yang biasa dialihkan untuk persediaan alat tulis untuk keperluan lainnya. Perusahaan juga akan membeli alat tulis langsung kepada supliernya yang sudah menjadi langganan, sehingga harganya akan lebih murah dan prosesnya lebih gampang. Hanya tinggal meminta suplier untuk datang ke kantor pada saat persediaan sudah menipis.

Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk menghemat anggaran Anda yang dialihkan untuk membeli ATK. Adapun tips yang bisa dilakukan di antaranya:

 

  • Membeli peralatan dalam jumlah yang besar. Biasanya jika Anda membeli peralatan dalam jumlah yang kecil, biasanya akan menimbulkan potensi terjadinya pemborosan, sebab kalkulasi harga eceran dan grosir biasanya memiliki perbedaan yang signifikan. Untuk itu disarankan agar menghindari pemborosan yang tak perlu dilakukan. Lebih bijaklah dalam membelanjakan uang kantor yang digunakan untuk pembelian peralatan tulis.

  • Menemukan suplier merupakan cara terbaik apabila Anda ingin membeli peralatan tulis dalam jumlah yang banyak. Sebab, dengan memesan melalui suplier, Anda bisa membelinya dengan harga yang lebih murah dan tidak perlu repot datang ke kantor mereka. Cukup telepon, maka mereka akan datang untuk mengantarkan pesanan ke kantor Anda.

Ini Dia Beberapa Jenis Peralatan Kantor untuk Absensi

Absensi menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi gaji untuk karyawan ataupun nilai bagi para mahasiswa. Dulu, untuk mengetahui datang atau tidak seseorang misalnya ke kantor harus tanda tangan terlebih dahulu namun saat ini sudah ada mesin absensi yang dapat Anda pilih sesuai dengan yang Anda butuhkan. Terdapat beragam jenis mesin absensi sebagai peralatan kantor yang dapat Anda temukan dan pilih.

 Ini Dia Beberapa Jenis Peralatan Kantor untuk Absensi

Pertama adalah mesin magnetic card. Mesin absensi ini membutuhkan kartu seperti kartu pengenal yang dilengkapi dengan magnetic area yang memungkinkan Anda untuk dapat absensi hanya dengan menggesek kartu di tempat yang sudah ditentukan. Jenis mesin absensi ini memiliki harga yang lebih murah dibandingkan dengan jenis mesin absensi yang lainnya. Namun kekurangannya, rentan disalahgunakan sehingga sering terjadi kecurangan seperti kartu absensi yang dititipkan teman untuk absen. 

Jenis peralatan kantor untuk absensi yang lainnya yaitu: 

  • Mesin absensi berbasis web atau mesin absen online yang dapat diakses lewat komputer masing-masing karyawan dengan memasukkan username, password ataupun nomor induk karyawan.
  • Mesin absensi biometric memiliki proses kerja dengan cara mendeteksi wajah sehingga hasilnya lebih akurat. Keunggulannya, dapat menyimpan data hingga ribuan namun kekurangannya mesin ini lebih mahal dan terkadang terjadi error untuk autentifikasi karyawan.
  • Mesin absensi digital menggunakan tombol angka dan huruf sehingga karyawan harus memiliki kata sandi yang sudah didaftarkan sebelum dapat menggunakannya.
  • Mesin absensi fingerprint menggunakan sidik jari sebagai pendeteksi.

Dari sekian jenis mesin absensi, yang saat ini paling banyak dipergunakan adalah mesin absen dengan sidik jari. Mesin ini dirasa lebih praktis dan akurat karena masing-masing orang memiliki sidik jari yang berbeda walaupun orang tersebut kembar. Cara penggunaannya juga mudah karena Anda hanya perlu menempelkan jemari Anda yang sudah disimpan datanya, misalnya jempol dan kemudian akan dipindai mesin sebelum memastikan identitas Anda.

Jika dijabarkan, keunggulan peralatan kantor untuk absensi dengan sidik jari tersebut adalah:

  • Mempermudah dan mempercepat bagian HRD untuk dapat mendata absensi karyawan perusahaan terutama yang memiliki ribuan karyawan.
  • Mencegah adanya kecurangan praktik absensi misalnya karyawan yang menitipkan absensi padahal karyawan tersebut tidak masuk kerja.
  • Perusahaan dapat mengetahui kinerja dari karyawan, misalnya apakah tepat waktu atau tidak.
  • Mengetahui tingkat kedisiplinan dari karyawan, tidak hanya saat datang namun juga saat pulang. Misalnya karyawan yang melakukan lembur, sehingga perusahaan dapat menambahkan gaji atau rekaman over time karyawan.
  • Membantu untuk mempertimbangkan pemberian gaji. Misalnya apakah karyawan tersebut tepat waktu, suka bolos ataupun melakukan over time.
  • Mempermudah untuk kalkulasi upah buruh harian.
  • Dapat membantu untuk mengontrol akses pintu untuk jenis mesin absensi sidik jari tertentu.

Mengulas Beragam Manfaat Peralatan Kantor yang Mungkin Belum Banyak Diketahui

Berbicara mengenai peralatan kantor tentunya akan menjumpai banyak jenisnya, dan masing-masing memiliki kegunaannya sendiri. Semakin besar sebuah perusahaan maka semakin banyak karyawan di kantornya sehingga peralatan di dalamnya juga semakin banyak. Dewasa ini semakin banyak peralatan kerja yang dibuat canggih sehingga penggunaannya memberikan manfaat yang lebih berlimpah. Penyediaan peralatan kerja ini memang penting karena masing-masing memiliki kegunaan dan kehadirannya otomatis membawa banyak manfaat. Tentunya perlu disediakan peralatan yang tepat dan sesuai kebutuhan.

Mengulas Beragam Manfaat Peralatan Kantor yang Mungkin Belum Banyak Diketahui

Manfaat Peralatan di Kantor

Jenis peralatan kerja ini banyak dan dibutuhkan oleh nyaris semua karyawan di semua kantor sehingga punya peran vital. Ketika disimpulkan maka peralatan ini membawa banyak manfaat, beberapa diantaranya adalah:

  • Sarana menyimpan dokumen,

Beberapa peralatan di kantor digunakan untuk keperluan filing atau pengarsipan sehingga bisa berupa lemari kabinet, laci, dan sejenisnya. Keberadaannya tentu saja membantu mengarsip semua jenis dokumen yang sering dikerjakan. Peralatan ini selain merapikan semua dokumen yang di arsip nantinya juga membantu mengatur penyimpanan secara sistematis. Supaya ketika ada dokumen yang dibutuhkan lebih mudah dicari dan tidak ada yang rusak karena terlindungi oleh peralatan arsip tersebut.

  • Mempercepat pekerjaan,

Terdapat beberapa jenis peralatan kantor yang memiliki manfaat mempercepat pekerjaan yang ditangani. Misalnya menyiapkan dokumen untuk meeting maka dengan mesin duplikasi baik printer maupun mesin fotocopy. Anda tidak perlu mengecek berulang-ulang dan bekerja menyiapkan dokumen tersebut untuk ke sekian kalinya. Mesin kantor jenis tertentu juga membantu membuat pekerjaan segera selesai, misalnya komputer yang membuat kegiatan mengetik lebih nyaman. Proses pembuatan laporan semakin mudah dan lebih rapi sehingga jam kerja lebih efisien

  • Meringankan beban pekerjaan,

Peralatan yang canggih di dalam lingkungan kantor tak pelak mampu meringankan beban pekerjaan Anda. Misalnya saja untuk bagian akunting perlu memeriksa laporan keuangan beberapa bulan yang lalu. Jika masih bekerja manual dijamin dibuat pusing dan butuh waktu yang lama sampai tugas tersebut selesai. Apabila kantor yang ditempati sudah menyediakan program khusus akuntansi maka dijamin proses pemeriksaan semakin cepat. Cukup bermain dengan jari tanpa memeriksa lembar demi lembar dokumen tugas pun selesai sehingga lebih hemat tenaga.

  • Menyempurnakan pekerjaan,

Peralatan di kantor juga berperan penting untuk membantu bekerja dengan kesalahan yang minim. Sebut saja seperti komputer yang menghindari pembuatan laporan penuh dengan coretan sebagaimana saat memakai mesin tik. Sehingga setiap ada kesalahan bisa langsung diketahui, dikoreksi, dan diserahkan dalam wujud yang sudah sempurna. Demikian pula untuk proses arsip yang pasti dokumen tersusun secara runtut berdasarkan tanggal dan asal departemen sehingga sistematis. Dijamin rapi dan tidak susah mencari dokumen yang dibutuhkan selama mempergunakan peralatan kantor yang sesuai.