Tujuan Penataan dan Sistem Penyimpanan Arsip

Tujuan Penataan dan Sistem Penyimpanan Arsip

Arsip merupakan benda yang sangat penting bagi organisasi, instansi, maupun perkantoran. Banyaknya agenda tentu membuat jumlah arsip semakin meningkat. Hal ini harus diimbangi dengan kebutuhan kapasitas ruang penyimpanan yang lebih besar pula.

Tujuan Penataan dan Sistem Penyimpanan Arsip

Tak hanya itu, arsip-arsip tersebut harus ditata dengan baik dan rapi agar suatu saat jika dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan. Berhubung arsip tak hanya akan dibutuhkan oleh orang yang menyimpannya, maka diperlukan sistem penyimpanan yang tepat agar setiap orang yang membutuhkannya mudah untuk menemukannya. Berikut ini tujuan dan sistem penyimpanan arsip yang perlu diketahui.

Tujuan Penataan Arsip

  1. Bertujuan agar arsip yang telah disimpan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali oleh mereka yang membutuhkan.
  2. Menunjang penyimpanan arsip agar lebih efektif dan efisien dari segala segi kebutuhan.
  3. Mengelompokkan berbagai bahan arsip ke dalam historis perusahaan ataupun individual di suatu tempat tertentu dalam berbagai kategori yang telah ditetapkan.
  4. Lebih menguntungkan suatu tugas perusahaan apabila arsip disimpan secara permanen.
  5. Memudahkan dalam proses pencarian letak arsip.
  6. Mempermudah pencarian lokasi untuk meletakkan arsip yang sekelompok atau dalam satu kategori.

Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem Abjad

Sistem Penyimpanan Arsip dengan menggunakan abjad ketika arsip disimpan urut berdasarkan abjad A sampai dengan Z yang mana telah dibuat terlebih dahulu pedoman pada peraturan mengindeks arsip tersebut. Persiapan yang dilakukan untuk menerapkan sistem ini adalah dengan memahami peraturan mengindeks, terlebih dahulu menyiapkan lembar tunjuk silang jika diperlukan, dan meyiapkan beberapa peralatan arsip yang dibutuhkan. Banyak keuntungan dari penyimpanan menggunakan sistem abjad, yaitu:

  • dapat dengan mudah menemukan arsip yang terdapat pada suatu tempat,
  • biaya yang dibutuhkan lebih murah,
  • mudah diterapkannya tunjuk silang,
  • petunjuk penataan arsip mudah dipahami karena sederhana.

Sistem Nomor

Prinsip dasar penggunaan penyimpanan arsip dengan sistem nomor adalah penggunaan kode yang berupa nomor untuk menggantikan nama orang, badan, atau instansi. Sistem ini dikenal pula dengan istilah indirect filling. Persiapan yang diperlukan aberupa penyusunan pola klarifikasi dan peralatan arsip. Kelebihan yang ditemui dalam penyimpanan sistem nomor adalah sebagai berikut:

Baca Juga : TUJUAN PENATAAN DAN SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

  • arsip tersimpan dengan lebih teratur, teliti dan cermat,
  • sangat mudah dilaksanakan dan sederhana,
  • arsip dapat tersimpan dengan cepat dan tepat,
  • penomoran lokasi atau map bisa diperluas hingga tak terbatas,
  • dapat diaplikasikan untuk arsip dalam berbagai bentuk,

Sistem Tanggal

Prinsip penggunaan sistem tanggal dalam penyimpanan arsip adalah menggunakan urutan tanggal, bulan dan tahun untuk menata arsip. Yang lebih banyak digunakan adalah penggunaan tanggal. Setelah arsip dipilah berdasarkan tanggal, kemudian disusun berdasarkan frekuensi waktu yang telah ditetapkan, misalhnya tahunan, bulanan, mingguan atau harian. Kelebihan sistem ini lebih sedikit dibandingkan sistem sebelumnya, yaitu:

  • sangat tepat jika digunakan untuk penyimpanan arsip yang berkaitan dengan kegiatan jatuh tempo,
  • sederhana dan amat mudah untuk diaplikasikan karena tidak harus mengelompokkannya.

 

Be Sociable, Share!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *